ملخص محاسبة حكومية

ملخص محاسبة حكومية '
الباب الاول : الحسابات الحكومية العامة(الموازنة العامة)
_ الحاسبات العامة
- إيرادات
- مصروفات
- تسويات
- تصحيح الأخطاء



الحسابات الحكومية:
تعريف المحاسبة الحكومية : تعرف بأنها ، مجموعة المفاهيم والمبادئ العلمية والأساسية الفنية التي يمكن بها ترشيد النشاط الحكومي والتقدير عن نتائجه بصورة دورية إلى الجهات المسئولة عن إدارة ومراقبة الأموال العامة.
تعريف الموازنة العامة:
عبارة عن قائمة تضم التقديرات التفصيلية المعتمدة لاستخدامات وموارد الدولة لسنة مالية مقبله أو ( هي عبارة عن بيان تقديري لنفقات الحكومي وإيرادات خلال فترة قادمة محددة من الزمان وإجازة هذا البيان من السلطة المختصة.

• الهدف من اعداد الموازنة العامة للدولة:- وضع خطة مالية تسير على مداها الوحدات الحكومية في مجال تحقيق الأغراض التي قام من أجلها النشاط العام ولذلك يختلف مفهوم وأهداف الموازنة العامة عن الميزانية العمومية التي تعدها الوحدات الاقتصادية
• أوجه الشبه والاختلاف بين الموازنة العامة في قطاع الخدمات العامة والموازنة العامة في قطاع الأعمال:-
يتشابهان في أن كلاهما موازنة تقديرية تعد في بداية العام. ويختلفان في أن الموازنة العامة في قطاع الخدمات العامة تبدأ بالمصروفات أولا ثم تقدير الايرادات . أما الموازنة العامة في قطاع الأعمال يتم تقدير الايرادات أولا عن طريق التنبؤ بالمبيعات وعلى ضوئها يتم تقدير المصروفات التي تحقق هذه الايرادات.
وعلى ضوء ذلك يعني أن أهداف الموازنة العامة في واقع الأمر تمثل أهداف النظام المحاسبي الحكومي ككل. ولما كانت الموازنة العامة تصدر بقانون من المجلس التشريعي فانه من المتوقع أن تحدد القواعد الدستورية والقانونية المفهوم والأهداف المرغوبة.
• المفهوم التقليدي للموازنة العامة كأداة للرقابة المالية:-
لقد ارتبط التطور التاريخي للموازنة العامة بحق الشعب في الرقابة على المال العام في مجال تحصيل الايرادات أو انفاق المصروفات . ففي انجلترا يرجع حق الشعب في الرقابة على هذه الأموال الى الميثاق الأعظم الذي صدر عام 1217م والذي أفاد في وضع أسس فرض الضرائب ؛ لذلك كانت الأهداف الأولى للموازنة العامة هي الرقابة على الايرادات فقط. ولكن في عام 1688م صدرت في انجلترا أيضا قاعدة الحقوق التي وفرت حق الشعب في الرقابة على الايرادات والمصروفات . وكذلك مصر فان الخطوة الأولى كانت عام 1866م والخاص بانشاء مجلس الأعيان . ولم تكن له سلطات مطلقة ولكن كانت سلطة فرض الضرائب وتقدير المصروفات في يد الخديوي ولم يكن للمجلس حق اعتماد المصروفات . وفي عام 1923م أصبح البرلمان المصري (مجلس الشعب) له السلطة في الرقابة على الايرادات والمصروفات.




أهداف الموازنة العامة ووظائفها:-
أهدافها:- ينبغي اعداد الموازنة العامة للدولة بشكل يساعد على تحقيق مجموعة من الأهداف أهمها:-
1- المساعدة في تحقيق خطة التنمية الاقتصادية.
2- المساعدة في تحقيق العدالة الاجتماعية.
3- المساعدة في ترشيد الانفاق الحكومي.
4- تحسين مستوى أداء الخدمات الحكومية.
5- توفير مستلزمات الانتاج والخدمات اللازمة.
6- توفير الاستقرار للعاملين بالأجهزة الحكومية.
7- توفير معايير ملائمة لقياس كفاءة الأداء الحكومي.

وظائفها:- للموازنة العامة وظائف أساسية تتركز في الوظائف التالية وهي:-
1- التخطيط/ يرتبط التخطيط بالموازنة العامة ارتباطا وثيقا لذا يتطلب الأمر التنسيق بين كلا من الخطة والموازنة ففي الوقت الذي يتطلب فيه التخطيط تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها وتحديد وسائل تنفيذ هذه الأهداف. وبما أن الموازنة باعتبارها ملازمة للتخطيط يجب أن تتضمن توفير واعداد الموارد المالية المطلوبة وتخصيصها على الأنشطة المختلفة وانفاق هذه الموارد فيما خصصت له واعادة النظر في مصادرها ومراجعتها
2- الادارة/ وتتضمن ترجمة الأهداف الى مشروعات وأنشطة محددة وتصميم الوحدات الحكومية التي تتولى تنفيذ البرامج وأخيرا توظيف الأفراد في هذه الوحدات وتدبير الموارد اللازمة.
3- الرقابة/ ويقصد بعملية الرقابة ربط الموظفين بالسياسات والخطط التي وضعت من قبل رؤسائهم. وتتضمن عملية الرقابة جميع الاجراءات والقواعد التي تحكم انفاق الوحدات الحكومية والتي على أساسها تعد تقارير الرقابة والمتابعة.


قواعد ومبادى اعداد الموازنة :- تعتمد الموازنة العامة للدولة على مجموعة من القواعد والمبادى العامة المتعارف عليها وننجزها فيما يلي:-
1- سنوية الموازنة / ويعني ذلك أن تعد الموازنةالعامة للدولة عن سنة مقبلة (12 شهرا) بصرف النظر عن تاريخ بدايتها أو نهايتها . وكل دولة تحدد السنة التي تناسب ظروفها سواء السنة الميلادية أو الهجرية. وبطبيعة الحال فان تحديد فترة السنة لها مزايا أهمها أن السنة فترة معقولة حيث تشتمل على الفصول الأربعة ومنها تتفاوت النفقات العامة خلالها وتتكرر كل سنة واذا زاجت الفترة عن السنة يصعب التنبؤ والاستخدامات بدقة وبالتالي تضعف الرقابة البرلمانية على تصرفات الحكومة أما اذا قلت عن سنة تصبح عملية مرهقة ومكلفة . ولكل دولة حق الاستثناء من هذه القاعدة حسب ظروفها فنجد في أمريكا قد تصل الموازنة الى خمس سنوات في ظل موازنات البرامج والأداء مثلا.
2- وحدة الموازنة/ ويقصد بمبدأ وحدة الموازنة ادراج جميع الاستخدامات (النفقات) والموارد الخاصة بالدولة في موازنة واحدة ويحقق ذلك بسلطة عرض الموازنة وعرفة الخطة المالية للدولة وتسهيل عملية الرقابة على الموازنة وهناك بعض الاستثناءات من مبدأ الوحدة أهمها الحسابات الخاصة للخزانة والميزانيات غير العادية والميزانيات الملحقة والمستقلة وميزانيات الهيئات العامة المستقلة.
3- عمومية الموازنة أو الشمولية/ ويقصد بها ادراج جميع النفقات العامة (الاستخدامات) والايرادات العامة(الموارد) في الموازنة العامة دون اجراء أي مقاصة بينهما فمن الطبيعي أن تحصيل الايرادات العامة يستلزم انفاق بعض المصروفات. وكذلك قد تدر بعض النفقات العامة شيء من الايراد . وعلى أساس هذا الوضع يمكن ادراج النفقات والايرادات بالموازنة باحدى طريقتين:-
الأولى: اجراء مقاصة بين ايراد كل مرفق وبين نفقاته حيث لايثبت في الموازنة الا نتيجة المقاصة وتسمى (طريقة الناتج الصافي)
الثانية: ادراج كل الايرادات والنفقات دون اجراء مقاصة وتسمى (طريقة الموازنة الشاملة أوطريقة عمومية الموازنة) وهي الطريقة المفضلة في معظم الدول حيث أنها تحقق الرقابة الفعالة على الموارد.
4- عدم التخصيص/ ويقصد بهذه القاعدة عدم تخصيص أية موارد مقيدة في الموازنة لآوجه محددة بل يتم تجميع الموارد في جانب يقابلها في الجانب الآخر الاستخدامات المتعلقة بالسنة المالية ، وهذه القاعدة تخدم مبدأ أو قاعدة الموازنة وشموليتها ، كما ربط ايراد معين بمصروف معين يفيد ويتحكم في مستوى الخدمة . وهناك بعض الاستثناءات من هذه القاعدة مثل تخصيص رسم معين على السيارات بالنسبة للطريق الصحراوي بين الاسكندرية يخصص دخله لتحسين الخدمة على الطريق وصيانته وهذا حدث في مصر في نوفمبر عام 1984م .

5- توازن الموازنة/ ويقصد بهذه القاعدة أن تكون النفقات العامة على قدر الايرادات العامة وقد يرى البعض أنه ليس من الضروري هذا التوازن على مستوى السنة وانما يمكن كل عشر سنوات. فقد تلجأ بعض الحكومات الى التمويل بالعجز وتغطية هذا العجز اما عن طريق الاقتراض أو اصدار البنكنوت .. الخ .

6- وضوح ودقة الموازنة ومرونتها/ ينبغي أن تتسم الموازنة العامة للدولة بالوضوح والبساطة وعدم التعقيد بشكل يمكن من خلاله تفهم محتوياتها لكل من له علاقة بها .
وأيضاالجهود المبذولة من قبل الحكومة لتقريب وتبسيط حقائق الموازنةلأكبر عدد من أفراد الشعب بصفته الممول الرئيسي لايرادات الموازنة بما يسدده من ضرائب ورسوم ، لذلك تعد الحكومة مايسمى بالبيان المالي الذي يلقيه وزير المالية أمام أعضاء السلطة التنفيذية حيث يتضمن تحليلا للموازنة. وينبغي أن تتسم تقديرات النفقات والايرادات العامة بالدقة اللازمة حتى لاتؤثر على توازنها واختلالها، كما ينبغي أن تتميز بالمرونة لمواجهة أي تغيرات أو تعديلات لم تكن في الحسبان.



مرحلة الرقابة على تنفيذ الموازنة :-
تعتبر الرقابة على تنفيذ الموازنة من أهم مراحل دورة الموازنة ويمكن تلخيص أهم أهدافها فيما يلي :-
1- الكشف عن مدى سلامة التنفيذ
2- الكشف عن مدى دقة الأرقام المقدرة
3- التعرف على مدى نجاح السلطة التنفيذية في تحقيق الأهداف المحددة
4- بيان آثار التنفيذ على مستوى النشاط الاقتصادي واتجاهاته.
وتنقسم الرقابة المالية على التنفيذ حسب طبيعتها الى :
1- الرقابة الحسابية / وتتم بمراجعة المتحصل من الايرادات العامة والمنصرف من الانفاق للتثبيت من :
- صحة التصرفات المالية ومن أنها تمت وفقا للقوانين والتعليمات والقواعد العامة للموازنة ، وفي حدود الاعتمادات المصرح بها
2- الرقابة الاقتصادية / ويقصد بها متابعة تنفيذ الأعمال والبرامج والمشروعات وتكلفتها والتأكد من كفاءة السلطات القائمة بالتنفيذ ومن أن العمل يسير في الحدود المرسومة ويتم في المواعيد المحددة وبيان أثر التنفيذ على مستوى النشاط الاقتصادي .

أسس تبويب الموازنة العامة للدولة:
أولا: أسس تبويب الاستخدامات:
1. التبويب الإداري:
يطلق على هذا النوع من التبويب أو التقييم بالتقليدي لأنه يتبع أساس الوحدات التنظيمية الإدارية التقليدية للدولة.
مزايا هذا التبويب:
1. ضروري لغرض تحضير الموازنة كما انه ضروري لغرض اعتماد الموازنة من السلطة التشريعية .
2. يناسب التبويب على أساس الوحدات التنظيمية طرق معالجة فيما بين الأجهزة الحكومية .
3. يركز هذا التقسيم على الاهتمام بالوجهة الحسابية للعمليات الحكومية معبرا عنها بالأشياء المشتراه .
4. ينشى هذا الأسلوب رقابة دقيقة على المصروفات على مستوى الوزارة ووحداتها الإدارية في جميع المستويات حتى تصل إلى مستوى الإدارة والقسم.

أما عيوب هذا القسم:
1. أصبحت الطرق المتبعة في إعداد الموازنة معيبة حيث تقدم طلبات المصالح الحكومية للاعتماد معتمدة على إيراداتها ومبالغ تفوق التوقعات.
2. لا تحقق الموازنة التقليدية الرقابة على التنفيذ إذا يتركز الاهتمام في النواحي المالية على مايتم صرفة في حدود الاعتماد المقررة لها.
3. لا يسهل نظام التبويب التقليدي مهمة التحليل الاقتصادي لعمليات الدولة.
4. يصعب بل يستحيل مع التبويب التقليدي تقدير التكلفة الحقيقية لمعظم وظائف وبرامج ومشروعات الحكومية .
التبويب النوعي:
1. ويقصد به التبويب تبعا لنوع النفقة أو الفرض منها وبذلك يتم حصر المصروفات ذات الطبيعة الواحدة في مجموعات متجانسة .
التبويب الوظيفي :
ويقصد به التبويب تبعا للوظائف الأساسية العامة للدولة ثم تقسيم بلك الوظائف الأساسية إلى وظائف ثانوية وفرعية.
ومزايا هذا التبويب(2 ) :
1. البساطة والسهولة في إعداد التقديرات وتتبع التغيرات وإحكام الرقابة حيث يعطي البنود وفروعها أرقام موحدة في جميع الوزارات والمصالح.
2. يستخدم التبويب الوظيفي ملخص عرض يقدم بمثابة إطار للرسالة التي يلقيها وزير المالية .
3. إن التبويب الوظيفي يركز على الاهتمام بالمصروفات فإنه لا يفضل جانب الإيرادات.
أما عيوبه( 3 ) :
1. أنه قد توجد خدمات يؤديها الدولة قد تدرج تحت أكثر من وظيفة من الوظائف الرئيسة التي ينقسم إليها التبويب الوظيفي .
2. قد يصعب تبويب بعض المصروفات وظيفيا كالفائدة على الدين العام وهذه يجب أن تظل بندا مستقلا .
3. من مشاكل التبويب الوظيفي كذلك هو كيفية تضمين نشاط المشروعات العامة وإيراداتها.
التبويب الاقتصادي( 4 ):
يقصد به التبويب تبعا للطبيعة الاقتصادية للنفقة حيث يتم الفصل بين المصروفات الجارية والمصروفات الرأسمالية حتى يمكن معرفة تكلفة الخدمات ومن ناحية تكلفة المشروعات الاستثمارية من ناحية أخرى.
مزاياه:
1. حين تبدى أي دولة الأخذ بالتخطيط ينبغي أن يكون نظام موازناتها يسمح بفصل العمليات الرأسمالية عن العمليات الجارية حتى يمكن تحديد حجم الفائض
2. أن التبويب الاقتصادي للموازنة يقسم العمليات الحكومية إلى مصروفات لمديرية جارية ومصروفات وإيرادات رأسمالية وتحويلات إلى كل من الحساب الجاري والرأسمالي.
3. أن فصل تقديرات المصروفات الجارية عن تقديرات المصروفات الرأسمالية يجعل من السهل تمويل كل منها بأسلوب غير تضخمي.
مشاكله :
1. يثير تبويب الموازنة على أساس اقتصادي مشكلة بعض السلع لها طبيعة مزدوجة فهي من ناحية تعتبر سلعا استهلاكية وفي نفس الوقت لها طابع السلع الرأسمالية .
المبادي العامة لحسابات الحكومة( 5 ):
هناك أربعة عشر مبدأ يقوم عليها النظام المحاسبي الحكومي:
1. يجب ان يكون النظام قادرا على التوضيح ما إذا كانت الوحدة قد ألتزمت بالقوانين عند تحصيلها للإيرادات وإنفاقها للمصروفات.
2. إذا ما تعارضت النصوص القانونية مع المبادئ المحاسبية فأنة يجب الالتزام بالقوانين.
3. يجب أن يقوم نظام حسابات الحكومة على أساس نظرية القيد المزدوج مع استخدام مجموعة دفترية كافية لتحقيق الرقابة الفعالة على المصروفات والإرادات.
4. ينبغي الإقلال من عدد الإعتمادات.
5. يمكن تقسين الاعتماد إلى اعتماد عام . اعتماد إيرادات خصصة – اعتماد رأس مال عامل – اعتماد إيرادات سندات.
6. يجب أن يتوافر لكل اعتماد مجموعة متوازنة من الحسابات ويجب ان يراعي ان تكون تلك الحسابات قادرة على إعطاء صورة واضحة عن فروع النشاط.
- تتداخل العمليات الجارية والعمليات الرأسمالية ويصعب إيجاد الحد الفاصل بينهما.
- هذا التبويب لا يفيد في قياس الأثر الكلي للحكومة على مستويات النشاط الاقتصادي فهو يقيس جزءا من ذلك الأثر.
التبويب طبقا لموازنة البرامج والأداء( 1 ):
قد تعتبر موازنة البرامج ولأداء نوعا مميزا من التبويب الموازنة العامة للدولة فهو يقدم على أساس التقسيم الوظيفي في شكل وظائف ثم تقسم إداري حسب الوحدات التنظيمية .
مزاياه:
1. أن موازنة البرامج والأداء هي أكثر من أن تكون نظاما لتقسيم وعرض الموازنة إذ أن الصدفة المميزة لها هي أن تقيس النتائج التي يتوصل إليها على أساس عيني أو حقيقي أو مالي .
2. أن رقابة المصروفات رقابة سليمة تأتي عن طريق نظام يربط المصروف بأغراض البرامج أي عن طريق نظام ميزانية البرامج والإداري,
3. أن نظم الحسابات التي تقوم على أساس التقسيم الخاص بموازنة البرامج والأداء يمكن أن تعطي بيانات عن العمل المنجز وتكلفته.
4. ينبغي التفرقة بين الحسابات المختصة بالأصول المتداولة وتلك تتعلق بالأصول الثابتة.
5. يتم تقييم الأصول الثابتة على أساس التكلفة الفعلية وقت الحصول على الأصل أو على أساس التكلفة التقديرية في حالة عدم توفر بيانات خاصة بالتكاليف الفعلية.
6. لا يحتسب استهلاك للأصول الثابتة ما لم يكن قانونا مجز المبالغ النقدية الأزمة لاستبدالها.
7. ينبغي أن الحسابات قادرة على توفير البيانات الأزمة لإحكام الرقابة المالية والإدارية على عناصر الإيرادات مع بط الإنفاق.
8. إتباع أساس الاستحقاق في قيد الإيرادات والمصروفات الحكومية.
9. يجب تقسيم الإيرادات طبقا لمصادرها من ناحية، وطبقا للاعتماد المخصصة لها من ناحية، كما يري تقسيم المصروفات طبقا لكل من الاعتمادات الخاصة بها.
المحاسبة الحكومية والمحاسبة المالية ( 2 ):
هناك اختلافات جوهرية بين المحاسبة الحكومية ومحاسبة المالية كما يوجد أوجة شبة بينهما:
الوحدة المحاسبية:
تتميز الوحدة المحاسبية لأغراض المحاسبة المالية بوجه عام بمزاولتها لنشاط اقتصادي يهدف غالبا إلى تحقيق ربح كما إنها لها شخصية معنوية وقانونية مستقلة أما الودة المحاسبية لأغراض المحاسبة الحكومية هي عبارة عن مجموعة من الموارد المالية التي يتم تقسيما لتحقيق هدف معين أو لأداء عمل أو نشاط معين وليس لها شخصية معنوية مستقلة معترف بها فانونيا ، كما أن الوحدة الحكومية لا تملك رأس مال تسعى إلى استغلاله ي الأصول المختلفة.
الهدف( 1 ):
تهدف المحاسبة المالية إلى قياس نتيجة النشاط الاقتصادي للوحدة وتصوير مركزها المالي تصويرا صادقا،
بينما تهدف المحاسبة الحكومية المطبقة في الوحدات الإدارية إلى فرض الرقابة مالية ونظامية على تحصيل لإيرادات الدولة ومصروفاتها.
القيد المزدوج:
يقوم كل من نظامي المحاسبة المالية والمحاسبة الحكومية على مبدأ القيد المزدوج كما يتكون كل منهما من مجموعة من المستندات والدفاتر وحسابات متوازنة.
سنوية المحاسبة:
يقوم كل من النظامين على مبدأ استقلال السنوات المالية وذلك بمقابلة الإيرادات التي تحقق خلال مع المصروفات .
ثبات وحدة النقاط:
تفترض كل من المحاسبة الحكومية وكذلك المحاسبة المالية وحدة وعدد النقود.
الأساس النقدي وأساس الاستحقاق:
تقوم المحاسبة المالية على أساس قاعدة الاستحقاق ، بمعنى تسجيل الإيرادات دفتريا بمجرد تحقيقها بصرف النظر عن واقعة التحصيل ، كما يتم المصروفات وفقا لهذا المفهوم أيضا بغض النظر عن تمام أو عدم تمام واقعة السداد النقدي.
أما المحاسبة الحكومية فهناك طريقتين
أ‌. الطريقة الفرنسية: وبمقتضاها تتضمن حسابات الوحدة الحكومية جميع ما يستحق عليها من أموال سواء كان قد التحصيل أو السداد الفعلي خلال السنة المالية، بحيث يظهر الحساب الختامي للحكومة كل الحقوق والالتزامات التي ترتبت على تصرفات السنة المالية.
ب‌. الطريقة الانجليزية:
وبمقتضاها تتضمن حسابات الإيرادات والمصروفات ما تم تحصيله وسداده فعلا أثناء السنة سواء كان ما تم تحصيله يخص عمليات هذه السنة بالذات أم يخص السنة السابقة.
* الاستهلاك:
لا تفرق المحاسبة الحكومية بين المصروفات الرأسمالية والمصروفات الإيرادية كالروتين والأجور وتبعا لذلك فإن المجموعة المحاسبية للوحدات الحكومية لا تظهر حسابات خاصة بالأصول الثابتة- لذلك لا يتطلب ذلك احتساب استهلاك على الأصول الثابتة لعدم وجودها أصلا في السجلات المالية إذ أنها تعالج سنويا بوصفها مصروفات تخص السنة المالية بعكس الحال في المحاسبة المالية .
الجرد وبضاعة اخر المدة:
تقوم المحاسبة الحكومية على الأساس النقدي هناك اهتمام ببضاعة أخر المدة وإنما فقط الجرد بغرض الرقابة.
المخصصات والاحتياطات:
بما أن هدف النشاط الحكومي هو تقديم خدمات للمواطن لا تهتم بمبدأ المخصصات والاحتياطات ، ويتم ذلك بتخصيص موارد نقدية متجددة سنويا للإنفاق على نشاط معين بعكس الحال ي المحاسبة الماية حيث تستهدف الوحدة المحاسبة المحافظة على سلامة رأس المال وحقوق الملكية .
الهيكل المحاسبي( 1 ):
1 المستندات: كقاعدة عامة لا يجوز إجراء أي عملية مالية أو قيدها بالدفاتر إلا بموجب مستندات كافية سواء كانت هذه العملية تتعلق بالمصروفات أو بالإيرادات.

المستندات
متحصلات 1. أمر قبض
2. إيصال استلام
3. كشف متحصلات
4. اشعار توريد 1.
'المدفوعات
1 أمر اعتماد صرف
2. حوالة او امر دفع
3. كش مدفوعات
قيودات
1.أمراعتماد صرف
2.إذن تسوية

مفهوم الإيرادات والمصروفات( 1 ):
إن مصدر إيرادات الدولة هو ما ترضه الدولة من ضرائب ورسوم وأجور وخدمات بموجب الأنظمة المقررة بالإضافة إلى ثرواتها الطبيعية ، كما أن المصروفات العامة هي مجموعة من الموارد التقديرية التي تخصصها الدولة للإنفاق على الخدمات العامة التي تقوم بها ويجب أن يلاحظ أنه ليس هناك ارتباط بين ما تحصله الوحدة الإدارية من موارد وتقوم بصرفة من نفقات حيث أنه يتم إبداع ما تحصله الدولة من إيرادات بالخزانة العامة الموحدة للدولة بمؤسسة النقد العربي السعودي ثم يسحب منها ما يلزم من أموال الصرف.
الهدف من تقسيم إيرادات الدولة:
أ. المساعدة في إعداد الميزانية.
ب. الرقابة على عناصر الإيرادات ومقارنة ما يتم تحصيله من كل عنصر بما هو مقرر.
ج. المساعدة ي إعداد التقارير المالية.
د. المساعدة في إعداد الإحصائيات المالية المقارنة وتحليل موارد الدولة تحليلا اقتصاديا .
تبويب الإيرادات( 2 ) :
تبويب عناصر الإيرادات في ميزانية الدولة تبعا لنوعية وتجانس تلك العناصر ، وتقسم إلى حسابات رئيسة وحسابات فرعية ويدل الحساب الرئيسي على القسم الرئيسي للإيرادات كما يدل الحساب الفرعي على الأنواع التي يتكون منها ذلك القسم.
والهدف من تصنيف الإيرادات بهذا الشكل هو سهولة تبويبها والتعرف على ما يخص كل حساب رئيسي وفرعي ولسهولة توريدها إلى حساباتا الصحيحة، ولا أغراض لتسهيل المقارنة والتحليل في الحسابات الختامية .
تقدير الإيرادات( 1 ):
1. إعداد تقديرات الإيرادات في موعد أقصاه نهاية الشهر الثامن من السنة المالية السابقة .
2. يجب أن تشتمل التقديرات على داول إحصائية لعناصر ومصادر الإيرادات .
3. توزيع التقديرات على أساس شهري.
4. التزام الدقة عند إعداد تقديرات الإيرادات.
تحصيل الإيرادات:
1. يخصص إيصال استلام للمبالغ التي يتم تحصيلها نقدا أو شيكات.
2. يجب على أمناء الصناديق الالتزام بعدم استخدام أكثر من بوك.
3. على كافة الجهات الحكومية مراعاة تحصيل إيراداتها أولا بأول.
4. ينبغي عدم تحرير إيصالات بأقيام الأوراق ذات القيمة.

إيداع وقيد الإيرادات( 2 ) :
1. يجب على المحصلين الالتزام بإيداع الإيرادات وفقا للمواعيد
2. المحصلين داخل المقر الرئيسي للجهه يجب عليهم الالتزام بالإيداع يوميا .
3. المحصلين العاملين ي وحدات خارج المقر الرئيسي وفي حدود المدينة يجب عليهم الإيداع كل يومين .
4. توديع كافة إيرادات الصندوق في نهاية كل أسبوع مهما كانت حصيلتها.
5. يجب إيداع الإيرادات وفقا لحساباتها الرئيسية والفرعية حسب التصنيف المعتمد في الميزانية العامة.
تبويب المصروفات( 1 ):
يأخذ تبويب المصروفات تمطين من التبويب فالنمط الأول هو تبويب الجهات الحكومية إلى فصول وفروع، فالفصل يعني الجهة الرئيسية والفر يعني الجهة أو الجهات التي تتفرع عن الجهة الرئيسة
وتتبعها في النشاط العام وتعتمد لها ميزانيات مستقلة وتقسم المصروفات إلى أبواب وهي:الباب الأول: ويشمل الرواتب وما في حكمها ويبدأ تقسي بنوده من رقم ( 101)
الباب الثاني: ويشمل المصروفات العامة المتكررة ويبدأ تقسيم بنوده من رقم ( 1-2)
الباب الثالث: ويشمل اعتمادات التشغيل والصيانة ويبدأ التقسيم بنوده من رقم ( 1-3)
الباب الرابع: ويشمل المشروعات ويبدأ تقسيم بنوده من رم (1-4)
إجراءات الصرف في الجهات التي تمسك حساباتها بنفسها:
يتم الصرف من ميزانيات الجهات الحكومية من حيث حجم المبلغ المراد صرفة بالطرق الآتية:
1. أولا : المبالغ من ( 20000) ريال فأكثر يصرف بموجب أوامر الدفع ، على أنه يمكن صرف مبالغ أقل من ( 20000) ريال بموجب أوامر دفع في الحالات التالية:
الصرف من البنود الباب الرابع والثالث
2. إذا كان المستفيد خارج مقر الجهه.
3. إذا كان الصرف بعملة أجنبية.
ثانيا: المبالغ التي تقل عن (20000) ريال تصرف بإحدى طريقتين:
- بموجب حوالات تسحب على صندوق الوزارة او المصلحة.
- في الفروع التي لا تمسك حساباتها بنفسها تصرف هذه المبالغ من السلطة المستديمة التي تقرر لكل فرع .
فيما يلي رسم بياني يوضح الدورة التي تمر بها مراحل الصرف :



وينبغي عند تبويب المصروفات الأخذ في الحسبان
تحقيق الاغراض التالية ( 1):
أ. الحصول على معلومات يمكن استخدامها في عملية تقدير المصروفات لفترة مالية مقبلة والرقابة على توزيع الأعتمادات.
ب. التأكد من أن الأصول يتم إنفاقها في الأوجه المخصصة لها بطريقة اقتصادية.
ج. المساعدة في إعداد الحسابات الختامية.
د. الحصول على معلومات إحصائية للمقارنة.
تسوية وقيد العمليات المحاسبية( 2 ):
إذن التسوية:
هو إذن تقدي به العمليات الحسابية التي لا ينتج عنها صرف نقود مثل متحصلات الوزارات والمصالح ومن الحالات التي تسوى بموجب أذون التسوية:
1. المبالغ التي تحصلها الوزارات والصالح نقدا.
2. المبالغ التي تودع من الوزارات والمصالح خزانة المؤسسة
3. الحوالات المصروفة من الصندوق.
4. تصحيح الأخطاء.
5. أوامر الدفع التي يرد عنها تبليغ من وزارة المالية بتحويلها للصرف.
6. تسوية مبلغ من حساب إلى أخر.
القيود المحاسبية:
1. يكون القيد في دفاتر الجهة التي صدرت الموافقة على فتح الحساب الجاري لها خصما على حساب جار بوزارة المالية
من / مؤسسة النقد ( أو البنك )
إلى / أوامر الدفع
وعند ورود إشعار من وزارة المالية
من/ أوامر الدفع ( 1 )
إلى/ جاري وزارة المالية
وبعد تفوير المستندات اللازمة للصرف من الحساب يكون القيد
من / مصروفات الميزانية.
إلى م / الشيكات.
وعند يرد إشعار مؤسسة النقد ( أو البنك ) يصرف مبلغ الشيك يتم إجراء التسوية ألفية التالية:
من/ الشيكات .
إلى/ مؤسسة النقد
2. إذا بقيت مبالغ في نهاية العام المالي في هذا الحساب يستدعي الضرورة صرفها في أغراضها المحدودة في السنوات المالية التالية
من / مصروفات الميزانية ( بنك)
إلى / الأمانات المتنوعة
وعند صرف من هذا الرصيد بموجب المستندات
من / الأمانات المتنوعة
إلى / الشيكات.
3. عندما يرد إشعار مؤسسة ( النقد ) أو ا لبنك يصرف الشيك.
من/ الشيكات
إلى/ مؤسسة الند أو ( البنك )( 1 )
4. عند إيداع قيمة الإيرادات في مؤسسة النقد او ( البنك ) يكون القيد كما يلي:
من / مؤسسة النقد أو ( البنك )
إلى / الإيرادات
عند ورود إشعار من مؤسسة النقد أو البنك بصرف الشيك بدون القيد
من/ الشيكات
إلى / مؤسسة النقد أو ( البنك )
5. في حالة إيداع الإيرادات مباشرة إلى / جاري وزارة المالية والاقتصاد الوطني يكون القيد:
من / جاري وزارة المالية
إلى / الإيرادات
أما إذا تم تحويل الإيرادات من حساب قائم في مؤسسة النقد او البنك إلى / جاري وزارة المالية قيد وورود إشعار يكون القيد كآلاتي :
من / جارى وزارة المالية
إلى / مؤسسة النقد أو البنك

تصحيح الأخطاء المحاسبية( 2 )
1. صرف مبلغ خطا : ومن هذه الأمثلة:
صرف مبالغ أكثر من المستحق : هناك ثلاث حالات
1. أن يتم اكتشاف الخطأ في نفس السنة المالية التي وقع فيها هذا الخطأ وعلى المصلحة أن تحدد قسمة الزيادة وتحصيلها فوارا على الإدارة المالية تحرير إذن تسوية يكون فيه حساب الصندوق مدين بالمبلغ الذي تم صرفة خطأ ويجعل حساب المصروفات دائنا بالمبلغ الآتي:
من / الصندوق
إلى / المصروفات بالاستبعاد
( قيمة المبلغ الذي تم صرفة)
أما إذا تعدت تحصيل المبلغ فورا فإنه يحد إذ أن تسوية لقيد المبلغ المطلوب تحصيله كحساب العهد تحت التحصيل طرف الشخص المسئول أي الذي تحصل المبلغ الزائد ويحد إذن تسوية
من / العهد تحت التحصيل ( طرف )
إلى / المصروفات بالاستعارة (بند)
و عند تحصيل المبلغ
من ح/ الصندوق .
إلى د/ العهد تحت التحصيل.( 1 )
ب/ قد يكتشف الخطأ في سنة لاحقة و في هذه الحالة لا يجوز استبعاد المبلغ من مصروفات الميزانية (البند المختص) نظراً لأن الصرف تم في سنة مالية تكون حساباتها أقفلت ، كما أن الاستبعاد من مصروفات ميزانية السنة المالية اللاحقة التي اكتشف فيها الخطأ سيؤدي إلى زيادة اعتماد البند الذي سيستبد منه المبلغ من مصروفاته . لذلك فإن المبلغ المحصل للإيرادات ويكون القيد كالآتي :
×× من ح/ الصندوق
×× إلى د/الإيرادات
أما إذا تعذر تحصيل المبلغ فوراً فيحرر إذن تسوية لقيد المبلغ عهدة تحت التحصيل طرف الشخص المسئول و إضافة المبلغ بحساب المطلوبات .
و يكون القيد كالآتي :
من ح/ العهد تحت التحصيل
إلى د/ المطلوبات
وعند تحصيل المبلغ يكون القيد كالآتي
من ح/ الصندوق
إلى د/ الإيرادات .
ثم يحرر إذن تسوية آخر لإزالة المبلغ من حساب العهد تحت التحصيل و حساب المطلوبات ويكون القيد كالآتي :
من ح/ المتطلبات .
إلى د/ عهد تحت التحصيل( 1 ) .
ج/ في الحالات التي يكون الخطأ قد بدأ في سنة سابقة و إستمراره في السنة اللاحقة التي اكتشف فيها، وفي هذه الحالة يحصر المبلغ المصروف خطأ ويضاف الجزء الذي تم صرفه في السنة السابقة للإيرادات المتنوعة. أما الجزء الذي تم صرفه خطأ في نفس السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ فيستبعد من المصروفات ويكون القيد كالآتي :
بفرض أن المبلغ الذي صرف خطأ بالزيادة (200) ريال و إن تحصيل ذلك المبلغ قد تم فوراً وأن (1200) ريال من هذا المبلغ تخص السنة المالية السابقة و (800) تخص العام الحالي الذي اكتشف فيه الخطأ .
الحل
200 من ح/ الصندوق
إلى مذكورين
1200 ح/ الإيرادات المتنوعة (العام لماضي)
800 ح/ المصروفات بالاستبعاد (العام الحالي)
د/ صرف مبالغ أقل من المستحق :
عند اكتشاف الخطأ ينبغي صرف الفرق إلى صاحب الشأن بموجب أمر اعتمد صرف و يخصم بالمبالغ المصروفة على البند المختص بالميزانية في السنة التي ظهر الخطأ فيها و يكون القيد كالآتي :
××× من ح/ المصروفات – البند المختص .
×× إلى د/ الحوالات .
صرف مبالغ سبق إضافتها للإيرادات :
في هذه الحالة فإن ذلك المبلغ يتم صرفه بالاستبعاد من الإيرادات في السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ أم في السنة المالية السابقة .
من ح/ الإيرادات (بالاستبعاد)
إلى د/ الحوالات أو أوامر الدفع.
و/ الخطأ الحسابي في أمر إعتماد الصرف :
قد يقع خطأ في أمر اعتماد الصرف الصرف يترتب عليه صرف مبلغ أكثر أو أقل من المستحق:
مثال : بفرض أنه استحق لموظف ما راتب 1700 ريال وحرر له أمر اعتماد صرف عن هذا المبلغ كان القيد بموجبه على النحو التالي :
1700 من ح/ المصروفات – بدل
180 من د/ مصروفات – بدل انتقال
إلى ح/ مذكورين
153 ح/ الأمانات – تقاعد
1737 ح/ الحوالات
وبعد قيد أمر اعتماد الصرف بالدفتر وصرف الحوالة تم اكتشاف الخطأ عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه قيد التصحيح من جانب واحد على النحو التالي :
10 من ح / عهد تحت التحصيل .
وعند التحصيل يجري القيد التالي
10 من ح/ الصندوق .
10 إلى ح/ العهد تحت التحصيل .

وبالعكس إذا فرض أن مبلغ الحوالة المثبت في أمر اعتماد الصرف هو (1717) بدلاً من (1727) و أنه قد تم تحرير الحوالة على أساس المبلغ المثبت في أمر اعتماد الصرف أي (1717) عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه إجراء قيد تصحيح من جانب واحد .
10 إلى ح/ الأمانة المتنوعة.
وعند صرف المبلغ إلى الموظف يحرر أمر اعتماد صرف يكون فيه القيد كالآتي :
10 من ح / الأمانات – باسم الموظف
10 إلى ح / الحوالات .




منقول


_________________
جزاكم الله خيرا
ووفقكم الله إلى عمل الخير

الباب الثاني الأصول العلمية للمحاسبة الحكومية
نظرية المحاسبة الحكومية
المبادئ العامة لحسابات الحكومة.
أهداف النظام المحاسبي الحكومي.
- الأركان الرئيسية للنظام المحاسبي.
- التعليمات المالية للميزانية والحسابات.
- المحاسبة الحكومية والمحاسبة المالية.


نظرية المحاسبة الحكومية

لكل علم إطار فكري يجمع بين المبادئ والأسس التي يقوم عليها وبين التطبيق العملي لذلك العلم ، وهناك علاقة وثيقة بين المبادئ النظرية وبين التطبيق العملي ، فكما أن المبادئ أتت أساساً من واقع وطبيعة الأشياء ، فإنها تستمد تطورها من هذا الواقع وما يكشف عنه من حاجة إلى مراجعة هذه المبادئ وتطويرها بصورة مستمرة.
وبمعنى آخر فإن المبادئ العلمية تشتق بإحدى طريقتين:
أ - الطريقة الاستقرائية:-
وهي تقوم من واقع الخبرة والملاحظة والاستقصاء والتجارب العلمية. ومن تحليل نتائج هذه التجارب يمكن الوصول إلى عموميات تكون في النهاية الإطار العام للنظرية التي يقوم على أساسها العلم.

ب- الطريقة الاستنباطية:-
وهي تقوم على أساس التفكير المنطقي. فمن دراسة مجال استخدام العلم يمكن استنتاج المبادئ العلمية التي تكون في مجموعاتها النظرية.
ولقد كانت المحاسبة في أول مرحلة من مراحل تطورها تعتبر فناً تطبيقياً قائماً على مجموعة من القواعد التي ينبغي على المحاسبين إتباعها أثناء تأديتهم لأعمالهم وكانت هذه القواعد أشبه ما تكون بالعرف المحاسبي.
غير أنه أمكن بعد ذلك للمحاسبين تضييق وتحديد هذا العرف وتحديد مجالاته ووضع مبادئ علمية وأصول نظرية وأساليب فنية يمكن من خلالها تأدية الوظائف المتوقعة من هذا العلم بحيث أصبح من الممكن في النهاية القول بوجود نظرية للمحاسبة ترتبط بالنظريات الأخرى لسائر العلوم.
هذا وقد تمخض الفكر المحاسبي عن ثلاث نظريات يمكن استخدامها في إلقاء الضوء على طبيعة النشاط المالي والاقتصادي من حيث تحليل طبيعة الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات والأرباح وكذلك التكييف القانوني للوحدة المحاسبية وهذه النظريات هي:
أ – نظرية أصحاب المشروع.
ب- نظرية الشخصية المعنوية.
ج- نظرية الأموال المخصصة.
ولما كانت نظرية الأموال المخصصة هي أكثر هذه النظريات ملاءمة لتفسير الأساس العلمي الذي تقوم عليه المحاسبة في الوحدات الحكومية ذات الطابع الإداري فإننا سنقوم بسرد الأسس والمقومات التي تستند إليها هذه النظرية فيما يلي:
1- تفترض هذه النظرية أن هناك مجموعة من الموارد والإمكانيات الاقتصادية المتاحة التي تتجدد سنوياً لدى وحدة إدارية ما لاستخدامها في تحقيق أهداف أنشئت من أجلها هذه الوحدة.
2- أن هذه الوحدة الإدارية تخضع لمجموعة من القيود القانونية يجب مراعاتها عند استخدام هذه الموارد.
3- الإيرادات والمصروفات هي عبارة عن تدفقات نقدية اعتمدتها الحكومة وخصصتها للوحدة لكي يتسنى لها تحقيق الأغراض التي من أجلها أنشئت الوحدة.
4- الوحدات الإدارية لا تهدف إلى تحقيق ربح وإنما تسعى إلى أداء خدمات عامة.
5- لا يوجد للوحدة رأس مال قابل للحركة سواء بالزيادة أو النقص وإنما يخصص للوحدة مجموعة اعتمادات مالية باختلاف البرنامج المستهدف ، ومن ثم فإن الفرق بين الإيرادات والمصروفات سواء كان بالزيادة أو بالنقص يعتبر بمثابة فائض أو عجز يرحل للخزانة العامة في نهاية كل فترة مالية.
6- ينبغي أن يعمم النظام المحاسبي بحيث يراعى ما يلي:-
أ – إظهار الميزانية التقديرية للوحدة ، وهي التي يمكن من خلالها التعرف على النشاط المرجو تحقيقه والاحتياطات المالية المعتمدة له.
ب- حسابات فعلية توضح ما تم تنفيذه فعلاً من هذا النشاط المستهدف ، ومن ثم ينبغي معرفة الإيرادات المقدرة والإيرادات الفعلية ومعرفة المصروفات المقدرة والمصروفات الفعلية والفروقات الناتجة عن التطبيق الفعلي.
ويمكن تلخيص ما سبق في أن الوحدة الإدارية من وجهة نظر المحاسبين هي مجموعة من الأموال والموارد النقدية التي تخصص لتأدية مهام محددة ، ومن ثم فإن الأسلوب المحاسبي المناسب هو ذلك الأسلوب الذي يسعى إلى تحقيق رقابة على تحصيل وإنفاق الأموال العامة ، بمعنى أن مهمة الإدارة المحاسبية هي مهمة إحصائية رقابية تعتمد على مراجعة التقارير الدورية التي تعدها الوحدة الإدارية على فترات منتظمة.

المبادئ العامة لحسابات الحكومة:-
تقوم المحاسبة الحكومية على مجموعة من المبادئ والقواعد العامة ، ولعل أشمل قائمة بهذه المبادئ تلك التي وضعتها اللجنة القومية للمحاسبة الحكومية في الولايات المتحدة الأمريكية سنة 1951م ، وهي تنقسم إلى مجموعتين هما المبادئ والإجراءات.

أ – المبادئ :-
وضعت اللجنة المذكورة أربعة عشر مبدأً يقوم عليها النظام المحاسبي للوحدات الحكومية كالآتي:
1- يجب أن يكون النظام قادراً على توضيح ما إذا كانت الوحدة قد التزمت بتطبيق القوانين والتعليمات عند تحصيلها للإيرادات وإنفاقها للمصروفات وما إذا كانت كل التصرفات قد تمت وفق الطريقة المحدودة لها والأهداف المرسومة.
2- إذا ما تعارضت النصوص القانونية مع المبادئ المحاسبية فإنه يجب الالتزام بالقوانين والتعليمات ولكن ينبغي على المحاسب الحكومي لفت النظر إلى مثل هذه الخلافات واقتراح التعديلات الملائمة.
3- يجب أن يقوم نظام حسابات الحكومة على أساس نظرية القيد المزدوج مع استخدام مجموعة دفترية كافية لتحقيق الرقابة الفعالة على المصروفات والإيرادات (يومية عامة – أستاذ عام – أستاذ مساعد).
4- في حدود القانون ومتطلبات الإدارة المالية ينبغي العمل قدر الإمكان على الإقلال من عدد الاعتمادات حتى تتوافر المرونة اللازمة لنجاح النظام المالي.
5- يمكن تقسيم الاعتمادات إلى:-
اعتماد عام – اعتماد إيرادات مخصصة – اعتماد رأس مال عامل – اعتماد إيرادات سندات – اعتماد استهلاك سندات – اعتماد وصاية أو وكالة – اعتماد هيئات أو مؤسسات عامة.
هذا ويجب تقسيم الاعتمادات طبقاً لاحتياجات الوحدة الإدارة بحيث يتمشى التقسيم مع التبويب والتصنيف المتبع في الموازنة العامة للدولة.
6- يجب أن يتوافر لكل اعتماد مجموعة متوازنة من الحسابات ويجب أن يراعى أن تكون تلك الحسابات قادرة على إعطاء صورة واضحة عن فروع النشاط المتعلقة ببنود الاعتماد بالإضافة إلى بيان مدى الالتزام بالقوانين والتعليمات المالية والإدارية.
7- ينبغي التفرقة بين الحسابات المختصة بالأصول المتداولة وتلك التي تتعلق بالأصول الثابتة ، كما يجب التفرقة بين مجموعة الحسابات التي تختص بالخصوم المتداولة وتلك التي تختص بالخصوم طويلة الأجل. وباستثناء الاعتمادات الخاصة برأس المال العامل والوصاية والهيئات والمؤسسات العامة فإنه لا يجوز كمبدأ عام أن تحتوي نفس مجموعة الحسابات على كل من الأصول الثابتة والمتداولة معاً. كما يجب إنشاء مجموعة من الحسابات تختص بإظهار الخصوم طويلة الأجل مثل السندات والالتزامات المتعلقة بها ويستثنى من ذلك اعتمادات الإيرادات مقابل منفعة خاصة واعتمادات الهيئات والمؤسسات العامة.
8- يتم تقويم الأصول الثابتة على أساس التكلفة الفعلية وقت الحصول على الأصل أو على أساس التكاليف التقديرية في حالة عدم توافر البيانات الخاصة بالتكاليف الفعلية أو على أساس القيمة التقديرية إذا لم يتم الحصول على الأصل عن طريق الشراء كما لو كان قد تم الحصول على الأصول عن طريق الهدية.
9- لا يحتسب استهلاك للأصول الثابتة العامة ما لم يمكن قانوناً حجز المبالغ النقدية اللازمة لاستبدالها غير أن هذا لا يمنع من احتساب الاستهلاك بيانياً دون قيده في الدفاتر المحاسبية وذلك للاستفادة منه في أغراض أخرى مثل احتساب تكلفة الخدمة المؤداة مثلاً.
10- ينبغي أن تكون الحسابات قادرة على توفير البيانات اللازمة لأحكام الرقابة المالية والإدارية على عناصر الإيرادات مع ضبط الإنفاق ويتم ذلك عن طريق توفير بيانات تقديرية وفعلية عن المصروفات والإيرادات وإجراء المقارنة بين ما كان مقدراً وما تم فعلاً لمعرفة الانحرافات وحصرها ومعالجتها ويكون ذلك في شكل قوائم وتقارير مالية.
11- أوصت اللجنة بإتباع أساس الاستحقاق في قيد الإيرادات والمصروفات الحكومية كلما كان ذلك ممكناً ، وهذا يستدعي بطبيعة الحال تكوين مخصصات كافية لمواجهة الإيرادات المشكوك في تحصيلها.
12- يجب تقسيم الإيرادات طبقاً لمصادرها من ناحية ، وطبقاً للاعتمادات المخصصة لها من ناحية أخرى ، كما يجري تقسيم المصروفات طبقاً لكل من الاعتمادات الخاصة بها وطبيعتها ووظيفتها والغرض منها والنشاط الذي تخصه ، ومن ناحية أخرى يجب أن يكون التقسيم لكلا الإيرادات والمصروفات موحدا وملزما لجميع الوحدات الحكومية.
13- توصي اللجنة باستخدام نظام لحسابات التكاليف كلما أمكن ذلك لقياس تكلفة وحدة الخدمة المنجزة.
14- يجب أن يقوم النظام المحاسبي على أساس موحد من المصطلحات والحسابات والقوائم والتقارير سواء كان ذلك عند إعداد موازنة الدولة أو عند إعداد الحسابات الختامية وإعداد التقارير عن نشاط الوحدة.

الإجراءات :-
اقترحت اللجنة ثمانية إجراءات هي:
1- يجب تركيز مسئولية الإشراف على مجموعة الحسابات وإعداد التقارير تحت سلطة شخص واحد.
2- من الأهمية بمكان التزام كل وحدة بإعداد موازنتها طبقاً للتبويب والتصميم الموحد حتى يتسنى استغلال الموارد المالية المتاحة استغلالاً حسناً.
3- يجب تسجيل الارتباطات خصماً على حسابات الاعتمادات الخاصة بها في الوقت الذي يتم فيه توقيع العقود أو إصدار أوامر التوريد وذلك دون انتظار إتمام عملية التوريد.
4- يجب تسجيل موجودات المستودع في مجموعة السجلات الإحصائية البيانية كما يجب إجراء جرد دوري لهذه الموجودات وعلى الأقل مرة كل سنة ومقارنة الجرد الفعلي بالأرصدة الدفترية الظاهرة في الدفاتر الإحصائية وفي حسابات المراقبة الإجمالية التي تنصح اللجنة باستخدامها.
5- إذا باشرت الحكومة نشاطاً اقتصادياً فإنه يجب تطبيق مجموعة من الأسس والقواعد والإجراءات المحاسبية التي تناسب هذا النشاط والتي تتلاءم مع تلك المطبقة في المشروعات الخاصة.
6- ينبغي إعداد تقارير مالية شهرياً على الأقل بحيث توضح المركز المالي للحسابات المعدة على أساس تقديري بالإضافة إلى بيانات أخرى لازمة لإحكام الرقابة المالية والقانونية على العمليات المالية كما يجب إعداد تقرير سنوي ينشر على الجمهور.
7- يجب أن تكون التقارير معدة على أسس موحدة.
8- ينبغي أن تراجع حسابات الوحدة الحكومية من قبل أجهزة رقابة خارجية مثل ديوان المراقبة أو المحاسبة.

أهداف النظام المحاسبي الحكومي:-
1- يجب تصميم النظام المحاسبي الحكومي بما يتلاءم مع المتطلبات النظامية والاقتصادية للدولة.
2- ضرورة الربط بين النظام المحاسبي ونظام التبويب المتبع في إعداد الموازنة العامة.
3- من الأهمية بمكان إعداد الحسابات بحيث تظهر بوضوح الأغراض والعناصر التي يتم تخصيص الموارد للإنفاق عليها والأفراد المسئولين عن حماية هذه الموارد واستخدامها في تنفيذ البرامج والمشروعات المختلفة.
4- يجب أن يهدف التصميم إلى إظهار النتائج المالية والاقتصادية لأوجه نشاط كل برنامج بمعنى قياس الموارد وتحديد التكاليف وإظهار النتائج.
5- يراعى في التصميم أن يكون ملائماً لإمكانيات فرض الرقابة على الاعتمادات ومتابعة تنفيذ العمليات والمشروعات وإدارة البرامج وفرض رقابة داخلية.
6- إعطاء البيانات المالية اللازمة للتخطيط والمتابعة وتقييم النتائج وكذلك التحليل الاقتصادي لأغراض الحسابات الفرعية.
7- يجب أن يكون النظام واضحاً بحيث يمكن للعاملين القيد بانتظام وسهولة وبحيث يمكن إجراء مراجعة خارجية سليمة.

الأركان الرئيسية للنظام المحاسبي:-
لكي يؤدي النظام المحاسبي المتبع أهدافه ، ويحقق النتائج المرجوة ويوفر للعاملين ومتخذي القرارات المعلومات والبيانات الضرورية فإنه لا بد من توافر عدد من العناصر التي تعد بمثابة أركان للنظام منها:-
1- توفر مجموعة المستندات التي يتم بموجبها القيد في الدفاتر ، وتكون هذه المستندات محددة ومعتمدة.
2- توفر مجموعة الدفاتر التي تسجل فيها العمليات الحسابية تكون موحدة النماذج ومعتمدة.
3- توفر مجموعة من الدفاتر البيانية والإحصائية المساعدة.
4- توفر مجموعة من التقارير والملخصات والبيانات الدورية.
5- مجموعة من الموظفين الملمين بالعمل المالي والمحاسبي ولديهم إدراك تام بتفاصيل خطوات هذا العمل.
6- ضرورة وجود نظام للضبط الداخلي تلتزم به الوحدة يحدد مسئوليات الموظفين وواجباتهم فيما يتعلق بعمليات التحصيل والصرف والقيد المحاسبي.
7- استخدام علمي سليم للعدد الكافي من الآلات الحاسبة والمساعدة.


التعليمات المالية للميزانية والحسابات:-
تحاول الحكومة بشتى الوسائل منع ارتكاب موظفيها للأخطاء أو الاختلاس وذلك عن طريق إصدار تعليمات مالية وتحديد إجراءات معينة يجب على الموظفين أن يتبعوها، وبمقتضاها يمكن الحد قدر الإمكان من الوقوع في أخطاء أو ارتكاب اختلاس بالإضافة إلى إمكان اكتشاف وقوعها في وقت مبكر في حالة حدوث أي منها.
وبالإضافة إلى ذلك فإن الحكومة يهمها أن تتفادى أسباب ارتباك الأعمال وأن تتحاشى الإسراف في النفقات وتتلافى الخسائر الناتجة عن التزوير أو الاختلاس كما أنها ترغب دائماً في الاطلاع على بيانات وإحصاءات وأرقام توضح الضعف التي ينبغي أن تعالج فوراً لتصحيح الأخطاء ولحسن سير العمل.
وتحقيقاً لهذه الأغراض كان ينبغي إصدار لوائح مالية وقرارات إدارية هي عبارة عن مجموعة من التعليمات المالية والإدارية والمحاسبية تفرضها الحكومة ضماناً لحسن سير العمل بالوزارات والمصالح الحكومية ولمنع ارتكاب الأخطاء ولتفادي الوقوع في عمليات اختلاس أو تزوير وكذلك لضمان تقديم بيانات دقيقة صحيحة للمسئولين تمكنهم من اتخاذ قراراتهم على أساس سليم.
ولكي تحقق التعليمات أو النظام المالي هذه الأهداف لا بد من توافر ما يلي:
1- أن يتم توزيع العمل بين الموظفين وتحدد مسئولياتهم وواجباتهم بشكل يكفل الحد من وقوع الأخطاء والتجاوزات.
2- عدم انفراد موظف واحد بإتمام عمل من أوله إلى آخره ، وكذلك عدم اشتراك موظف في مراجعة عمل سبق أن قام به بل يجب أن يقوم بذلك موظف آخر.
3- تفهم الموظفين لواجباتهم كاملة ، فما دامت الواجبات محددة بطريقة محكمة فإنه يسهل بذلك تحديد مسئولية الخطأ أو الغش.
4- تغيير واجبات الموظفين من حين لآخر بما لا يتعارض مع صالح العمل بالوزارات ، والحكمة من ذلك هي أن هذا التغير يتيح الفرص لاكتشاف الأخطاء والتلاعب في العمل الذي كان يباشره الموظف السابق.
5- الالتجاء إلى وسيلة المراقبة المزدوجة في بعض الحالات ففي الخزائن الرئيسية الكبيرة ينبغي ألا تفتح إلا بمفتاحين يسلم الأول لأمين الخزينة أما الثاني فيسلم إلى رئيس المحاسبة وهكذا لا تفتح الخزينة إلا بحضور موظفين مسئولين يراقب كل منهما الآخر.
6- الالتجاء إلى الجرد المفاجئ والتفتيش كلما أمكن ذلك.
7- تحديد الوسائل اللازمة لتحقيق المراقبة الحدية وذلك بوضع حد أعلى للمبالغ التي يمكن الاحتفاظ بها في الخزانة لدى أمين الصندوق أو وضع حدود عليا للمبالغ التي يمكن اعتماد صرفها بمعرفة كل مسئول أو للعقود التي يمكن إبرامها.
8- استخدام حسابات المراقبة الإجمالية وهي تلك الحسابات التي تراقب مجموعة حسابات فردية من نوع واحد كحساب العهد وحساب الأمانات.
9- وضع إجراءات ضبط كافية لكل ناحية من نواحي الأعمال المالية وذلك بما يتلاءم طبيعتها ومثال ذلك:
- مراقبة النقدية من مقبوضات ومدفوعات.
- حركة المستودعات من مشتريات ومبيعات.
10- تصميم دورة مستندية كافية لتحقيق الأعمال بسهولة ويسر دون أن تكون هناك ثغرة تسمح بوقوع خطأ متعمد أو غير متعمد.
11- توفر مجموعة من الدفاتر والسجلات اللازمة لإجراء كافة القيود اللازمة لتسجيل كافة العمليات المالية بحيث يراقب كل دفتر بدفتر آخر حتى يمكن ربط العمليات المالية في سلسلة متكاملة من العمل المترابط.

المحاسبة الحكومية والمحاسبة المالية:-
هناك اختلافات جوهرية بين المحاسبة الحكومية والمحاسبة المالية كما يوجد أوجه تشابه بينهما أيضاً وسنحاول بيان ذلك في الصفحات القادمة.

الوحدة المحاسبية:-
تتميز الوحدة المحاسبية لأغراض المحاسبة المالية بوجه عام بمزاولتها لنشاط اقتصادي يهدف غالباً إلى تحقيق ربح كما أن للوحدة المحاسبية هنا شخصية معنوية وقانونية مستقلة.
أما الوحدة المحاسبية لأغراض المحاسبة الحكومية في أغلب الأحيان فهي عبارة عن مجموعة من الموارد المالية التي يتم تخصيصها لتحقيق هدف معين أو لأداء عمل أو نشاط معين ومن ثم فلا يكون للوحدة المحاسبية هنا شخصية معنوية مستقلة معترف بها قانوناً ، وتكون مجموعة الموارد المخصصة للإنفاق في هذه الحالة هي ما يسمى بالاعتمادات.
فالوحدة المحاسبية في الإطار الحكومي لا تملك رأس مال تسعى إلى استغلاله في الأصول المختلفة ، كما لا يترتب على نشاط الوحدة أي التزامات على هذه الأصول كما هو الحال في الوحدات التي تزاول نشاطاً تجارياً ، ومن ثم فيقتصر دور الوحدة الإدارية في العمل على تحقيق الأهداف التي أنشئت من أجلها ، وكذا على تنفيذ تعليمات وزارة المالية فيما يتعلق بتحصيل إيرادات الدولة والإنفاق على بنود الإنفاق العام.

الهدف :-
تهدف المحاسبة المالية إلى قياس نتيجة النشاط الاقتصادي للوحدة وتصوير مركزها المالي تصويراً صادقاً يوضح موجوداتها والتزاماتها في لحظة معينة ، أي أن الغرض الأساسي هو المحافظة على رأس المال المستثمر في الوحدة وقياس كفاية استغلالها للموارد المتاحة.
بينما تهدف المحاسبة الحكومية المطبقة في الوحدات الإدارية إلى فرض رقابة مالية ونظامية على تحصيل إيرادات الدولة ومصروفاتها وذلك في حدود الاعتمادات المخصصة لها من قبل الحكومية.

القيد المزدوج :-
يقوم كل من نظامي المحاسبة المالية والمحاسبة الحكومية على مبدأ القيد المزدوج كما يتكون كل منهما من مجموعة من المستندات والدفاتر وحسابات متوازنة.



سنوية المحاسبة:-
يقوم كل من النظامين على مبدأ استقلال السنوات المالية ، ففي المحاسبة المالية يتم قياس نتيجة النشاط الاقتصادي للوحدة في نهاية السنة المالية وذلك بمقابلة الإيرادات التي تحققت خلال العام بالمصروفات التي ساهمت في تحقيق هذا الإيراد بصرف النظر عما إذا كان قد تم تحصيل ذلك الإيراد أم لا ، كما أن كل سنة مالية مستقلة عن السنوات السابقة واللاحقة سواء فيما يتعلق بالمصروفات أو الإيرادات.
أما في المحاسبة الحكومية فإنه وإن كان من المتبع استقلال كل سنة بمصروفاتها وإيراداتها عن السنوات السابقة واللاحقة إلا أن المقصود هنا هو المصروفات والإيرادات النقدية أي التي يتم تحصيلها فعلاً بغض النظر عن تاريخ استحقاقها.

ثبات وحدة النقد :-
تفترض كل من المحاسبة الحكومية وكذلك المحاسبة المالية ثبات وحدة وعدد النقود ، ومن ثم فإن أي تقلبات في القوة الشرائية للنقود لا تؤثر كثيراً على نتائج النظام المحاسبي المتبع في الوحدة الاقتصادية أو الوحدة الحكومية.
غير أن التقلبات المستمرة في القوة الشرائية للنقود سوف تؤثر حتماً على البيانات المحاسبية وعلى تحقيق أهداف الوحدة ، فإذا ما تم مثلاً تخصيص مبلغ مليون ريال لتطعيم أربعة ملايين مواطن ضد الكوليرا ثم ارتفعت أسعار مصل التطعيم بنسبة 25% خلال نفس السنة التي تقرر فيها إجراء عملية التطعيم فإن ذلك لا بد أن يؤدي إلى أحد احتمالين.
أ – زيادة الاعتماد المخصص لهذا الغرض بنسبة 25%.
ب- أو تخفيض عدد المواطنين الواجب تطعيمهم.
أما فيما يتعلق بالمحاسبة المالية فإن تقلبات العملة تؤدي حتماً ومباشرة إلى عدم دقة النتائج المحاسبية وذلك لأن المركز المالي من ناحية وقياس كفاية الاستغلال من ناحية أخرى كلاهما يتأثر مباشرة بالتقلبات في القوة الشرائية للنقود.


الأساس النقدي وأساس الاستحقاق:-
تقوم المحاسبة المالية على أساس قاعدة الاستحقاق ، بمعنى أن يتم تسجيل الإيرادات دفترياً بمجرد تحققها بصرف النظر عن واقعة التحصيل ، كما يتم تسجيل المصروفات وفقاً لهذا المفهوم أيضاً بغض النظر عن تمام أو عدم تمام واقعة السداد النقدي ، ويترتب على ذلك أن تضطر الوحدة الاقتصادية إلى تكوين احتياطي للديون المشكوك في تحصيلها لمواجهة الإيرادات والأموال التي تحققت ولكنها لم تحصل بعد.
أما في المحاسبة الحكومية فهناك طريقتان:-
أ - الطريقة الفرنسية:-
وبمقتضاها تتضمن حسابات الوحدة الحكومية جميع ما يستحق عليها من أموال سواء كان قد تم التحصيل أو السداد الفعلي خلال السنة المالية أو بعد انتهاء السنة المالية ، بحيث يظهر الحساب الختامي للحكومة كل الحقوق والالتزامات التي ترتب على تصرفات السنة المالية ، ولكن تطبيق هذه الطريقة يستلزم أن تظل الحسابات مفتوحة مدة إضافية بعد نهاية السنة المالية حتى يتسنى تسوية المقدمات والمستحقات ، وقد يؤدي بقاء الحسابات مفتوحة مدة طويلة بعد انتهاء السنة المالية إلى ارتباك الحسابات وعدم الحصول على معلومات دقيقة عن الحالة المالية.

ب- الطريقة الإنجليزية :-
وبمقتضاها تتضمن حسابات الإيرادات والمصروفات ما تم تحصيله وسداده فعلاً أثناء السنة سواء كان ما تم تحصيله يخص عمليات هذه السنة بالذات أم يخص السنة السابقة ، ومن ثم فإن الحساب الختامي الذي يعد وفقاً لهذه الطريقة يمثل في حقيقة الأمر حركة عمليات الخزينة من مقبوضات ومدفوعات نقدية ، وتتميز هذه الطريقة ببساطتها وإمكان الوصول إلى نتائج سريعة حيث يتسنى إقفال الحسابات ونشر الحساب الختامي في وقت مبكر مما يضفي عليه أهمية خاصة كوسيلة من وسائل الرقابة المالية وكأساس يمكن الاعتماد عليه في تقدير اعتمادات الموازنة الجديدة ، غير أنه قد يعاب على هذه الطريقة عدم صلاحيتها كأساس في مجال المقارنات بين السنوات المتتالية بسبب تداخل نشاطها مع بعضها البعض.
وأياً كانت الطريقة المتبعة سواء الفرنسية أو الإنجليزية فإنه يجب أن تعد الميزانية التقديرية في أول السنة وفق الطريقة المقترح تطبيقها فإذا كان القيد في الدفاتر المحاسبية سوف يتم طبقاً للطريقة الفرنسية (أساس الاستحقاق) فإنه ينبغي إعداد تقديرات الموازنة وفق أساس الاستحقاق أيضاً حتى تكون المقارنة بين الأرقام التقديرية الواردة في الموازنة والأرقام الفعلية المعتمدة في الحساب الختامي مقارنة علمية سليمة.

الاستهلاك:-
لا تفرق المحاسبة الحكومية بين المصروفات الرأسمالية وهي تلك المصروفات التي تنفقها الحكومة لشراء أصول وآلات ومعدات جديدة وبين المصروفات الإيرادية الجارية وهي تلك النفقات الجارية التي تدفعها الحكومة للصرف على النفقات المتكررة كالرواتب والنفقات العامة ، وتبعاً لذلك فإن المجموعة المحاسبية في الوحدات الحكومية لا تظهر حسابات خاصة بالأصول الثابتة.
ويرتبط بما تقدم أنه في الوحدات الحكومية لا يتطلب احتساب استهلاك على الأصول الثابتة لعدم وجودها أصلاً في السجلات المحاسبية إذ أنها ستعالج سنوياً بوصفها مصروفات تخص السنة المالية بعكس الحال في المحاسبة المالية حيث يتعين على الوحدة الاقتصادية توزيع تكلفة الأصل على عدد سنوات حياته الإنتاجية.

الجرد وبضاعة المدة:-
لما كانت المحاسبة الحكومية لا تفرق بين المصروفات الإيرادية والرأسمالية كما أنها تقوم على الأساس النقدي فإنه يبدو منطقياً عدم الاهتمام ببضاعة آخر المدة كعنصر من عناصر قياس النتائج.
غير أن عدم اهتمام المحاسبة الحكومية ببضاعة آخر المدة لا يعني عدم أهمية اتخاذ إجراءات الجرد وإجرائه في مواعيده حيث أن للجرد أغراض أخرى هي الرقابة على أموال الدولة والتأكد من سلامة أصول الحكومة وممتلكاتها.


المخصصات والاحتياطات:-
في ضوء ما تقدم ذكره يتبين لنا أن النظام المحاسبي الحكومي لا يهتم بالأخذ بمبدأ المخصصات والاحتياطات حيث أن الهدف من النشاط الحكومي هو تقديم خدمات معينة للمواطنين ، ويتم ذلك بتخصيص موارد نقدية متجددة سنوياً للإنفاق على نشاط معين بعكس الحال في المحاسبة المالية حيث تستهدف الوحدة الاقتصادية المحافظة على سلامة رأس المال وحقوق الملكية ومن ثم فلا بد من تدبير المخصصات والاحتياطات اللازمة لمواجهة الاستهلاك والخسائر المتوقعة نتيجة الديون المشكوك فيها أو لدعم النشاط الاقتصادي.

الباب الثالث

الدفاتر المحاسبية :

تقضي التعليمات المالية للميزانية والحسابات بإستخدام مجموعة من الدفاتر منها ما هو مرتبط ومشارك في العملية القيدية ومرتبط بقيد مباشر مع دفتر اليومية العامة وتسجل فيها العمليات المحاسبية مباشرة من واقع اعتماد أوانر الصرف وإذن التسوية وتسمى هذة المجموعة بالدفاتر المحاسبية, ومنها ما هو مخصص لغرض إحصائي أو لمساعدة الفاتر المحاسبية الأخرى .

يشترط في الدفاتر المحاسبية مايأتي :

1- ان تكون وفق النموذج والحجم والشكل المحدد في التعليمات المالية للميزانية والحسابات .
2- أن تطبع من ورق جيد غير قابل للتلف بسرعة وقابل للتداول واستمرار استخدامه لفترة طويلة .
3- أن تكون مغلفة تغليفا جيدا يحميعا من التلف .
4- أن يستعمل في تعبئتها أقلام الحبر ولايجوز إستخدام أقلام الرصاص .
5- أن يعهد بكل منها أوبها جميعا الى موظف مختص يكون مسؤولا عن المحافظة عليها .
6- أن تطبع في مطابع الحكومة ولا تطبع في غيرها إلا بتصريح خاص من وزارة المالية والاقتصاد الوطني .
ويلاحظ انه لايجوز للوزارات والمصالح الحكومية أن تنشيء دفترا جديد للحسابات, أو تدخل تعديلات على الدفاتر المقررة, أو تفتح حسابا غير مقرر قبل الحصول على موافقة وزارة المالية والاقتصاد الوطني .

دفتر اليومية العامة :

يعتبر هذا الدفتر هو أهم الدفاتر المحاسبية والعمود الفقري لها حيث يعتبر ميزانا للحسابات إذيقيد به إجماليات جميع الحسابات الممسوكة, ويشتمل هذا الدفتر على جانبين الجانب الأيمن وهو مخصص للبنود المدينة والجانب الأيسر وهو مخصص للبنود الدائنة ( كما هو موضح في الشكل رقم د 1 )
يبدأ القيد يوميا بتسجيل أوامر اعتماد الصرف وتعطى لها ارقام مسلسله من واقع القيد في الدفتر وذلك ابتداء من أول السنة المالية حتى نهايتها حسب ترتيب القيد في الدفتر ويعتبر هذا الرقم هو رقم المستند الذي يقيد به في جميع الدفاتر المحاسبية الأخرى ثم يدون بعد ذلك التاريخ والبيان ثم يوزع المبلغ الوارد بالمستند على الخانات الموجودة بالدفتر بالمبالغ المخصومة بكل مستند على بنود المصروفات أو على أي نوع من أنواع الحسابات الأخرى ويقيد كل مبلغ في الخانه المخصصة له ثم تقيد جملة المبالغ في خانة الجملة التي تتوسط الجانبين .
أما الجانب الدائن فيقيد به المبالغ المحسومة إن وجدت من المبالغ المقيدة بالجانب المدين فإن كانت هذه الحسميات ايرادات ميزانية قيدت في الحقل المخصص لذلك أو أي حقل آخر حسب نوع الحساب ثم يقيد صافي المبلغ المدفوع في خانة أمر الدفع أو الحوالات طبقا للحالة.
وبعد الإنتهاء من قيد جميع أوامر اعتماد الصرف الخاصة باليوم الواحد يبداء في قيد أذون التسوية التي تعطي ارقاما مسلسلة شهرية من واقع القيد بدفتر اليومية ويعتبر هذا الرقم هو رقم المستند الذي يقيد في جميع الدفاتر المحاسبية الأخرى وتقيد بالدفاتر بنفس طريقة قيد أوامر اعتماد الصرف .
في آخر الشهر الأول من السنة المالية يستخرج مجموع كل خانة باليومية على حدة ويجب أن يتساوى جملة الخانات بالطرف المدين مع جملة خانات الطرف الدائن وذلك كما يظهر بخانة الجملة .
ويستمر القيد في الشهر التالي بنفس الطريقة ثم تضاف خانات مجاميع الشهر الأول تحت مجاميع الخانات نفسها بالشهر الثاني لإظهار جملة عمليات الشهرين معا وتنقل هذه العمليات تحت مجاميع عمليات الشهر الثالث وهكذا تستمر هذه العملية حتى آخر شهر في السنة المالية وبذلك يمكن معرفة جملة عمليات كل شهر على حدة بكل حساب وكذلك جملة العمليات الخاصة بأي حساب من أول السنة المالية حتى نهايتها .

دفتر ايرادات الميزانية (شكل رقم د 2 )

تقيد ايرادات الميزانية في دفتر ويخصص في هذا الدفتر صحيفة أو أكثر حسب الحاجة لكل بند من الإيرادات وتقسم كل صفحة من صفحات الدفتر إلى خانات لبيان فروع البند إن وجدت .
كما تبين أعلى كل صفحة تقديرات الإيرادات الواردة بالميزانية أما التعديلات التي تحدث في تلك التقديرات فتبين بالمداد الأحمر تحت التقدير الأصلي سواء بالزيادة أو النقص مع إيضاح رقم وتاريخ الترخيص بالتعديل .
هذا وتقيد الإيرادات المحسومة في أوامر اعتماد الصرف والإيرادات المحصلة تقدا في دفتر الإيرادات المشار إلية وذلك تحت بنودها المختصة وذلك حسب التوزيع الموضح على أوامر اعتماد الصرف أو أذون التسوية .
ويتم تجميع جميع المبالغ التي تقيد في الخانات المختلفة أفقيا في خانة المجموع وعند إقفال عمليات اليوم تجمع خانات المجموع وكذلك الخانات الفرعية الأخرى رأسيا ويجب أن تتساوى جملة الخانات الفرعية مع غجمالي القيد تحت خانة الجملة . وتدور تلك المجاميع من صفحة لأخرى وذلك حتى نهاية الشهر الأول من السنة المالية, ومن ثم فإن هذه المجاميع ستظهر لنا مقدار ما تم بالنسبة للشهر الثاني , وهكذا حتى نهاية السنة المالية .

دفتر مصروفات الميزانية (شكل رقم د 2 )

يتم قيد مصروفات الميزانية في دفتر المصروفات ويخصص لكل بند من بنود المصروغات صفحة أو أكثر حسب الحاجة ثم تقسم كل صفحة الى خانات لبيان فروع البند ان وجدت .
هذا وتقيد المصروفات تحت بنودها من واقع اوامر اعتماد الصرف وأذون التسوبة في نفس اليوم الذي يتم في سحب امر الدفع أو الحوالة أو يعتمد فيه اذن التسوية ويتم تجميع كافة المبالغ المدونة في الخانات أفقيا ورأسيا وتدور المجاميع النهائية لكل صفحة من صفحة لأخرى حتى نهاية الشهر حيث يظهر من هذه المجاميع في أي وقت مقدار ما صرف على كل بند من بنود المصروفات ويتم الترحبل من شهر لآخر حتى نهاية السنة المالية .

دفتر اجمالي الأمانات (شكل رقم د 3 )

إن الهدف من هذا الدفتر هو احكام الرقابة على المبالغ المقيدة بحساب إفرادي الأمانات .
ولما كان هذا الدفتر يراقب دفتر مفردات الأمانات فإن رصيد إجمالي الأمانات بهذا الدفتر يجب أن يتساوى مع جملة المبالغ المدورة التي تظهر مفرداتها بالجانب الدائن من حسابات مفردات الأمانات .

دفتر مفردات الأمانات

وهو دفتر مخصص لقيد مفردات الأمانات ويخصص لكل نوع من أنواع الأمانات صفحة أو أكثر حسب الحاجة ويتكون كل حساب بالدفتر من جانبين ( شكل رقم د 4 ) .
وتقيد المبالغ في حسابات الأمانات من واقع أوامر اعنماد الصرف وأذون التسوية سواء كان ذلك إجماليا بدفتر الأجمالي أو افراديا بدفتر المفردات .

دفتر اجمالي العهد

إن الغرض الأساسي من هذا الدفتر هو إحكام الرقابة على المبالغ المقيدة بدفتر مفردات العهد .
يتكون دفتر إجمالي العهد من جانبين جانب مديم ( أيمن) وجانب دائن (أيسر ) وكل جانب مقسم لعدة خانات ( الشكل رقم د 3 ) .
هذا ويتم القيد في كل من دفتر اليومية ودفتر مفردات العهد ودفتر إجمالي العهد من واقع أوامر اعتماد الصرف وأذون التسوية .

دفتر مفردات العهد

يخصص لكل نوع من انواع العهد دفتر مستقل بذاته يسمى دفتر مفردات العهد ويتكون من جانبين مدين ( أيمن) ودائن ( أيسر) ( الشكل رقم د4 )
وفي بداية كل سنة مالية يتعين قبل البدء في قيد المبالغ المخصومة على حساب العهد المسواة من كل حساب من حسابات العهد ترحيل المبالغ التي ما زالت معلقة بدون تسوية حتى نهاية العام المالي الماضي ومن ثم تظهر مفردات تلك المبالغ بالجانب المدين بالحساب الخاص في أول السنة المالية قبل قيد العمليات الجديدة .

دفتر حساب الصندوق (شكل رقم د 5 )

يخص هذا الدفتر لقيد جميع العمليات الخاصة بحركة النقدية لكل صندوق, وهو يشمل جانبين احدهما مدين والأخر دائن ويفتح في هذا الدفتر حساب شخصي لكل امين صندوق باعتباره مسؤولا عما بعهدته من مبالغ ويخصص لكل حساب عدد من الصفحات حسب حركة العمل بكل صندوق .
ويقيد في الجانب المدين من حساب الصندوق جميع المتحصلات التي يستلمها الصندوق وكذلك المبالغ التي تسحب لتمويل الصندوق الموجود في مقر الوزارة أو المصلحة, ويقد في الجانب الدائن المبالغ التي تودع بالمؤسسة وكذلك قيمة الحوالات التي تصرف من الصندوق الموجود في مقر الوزارة أو المصلحة, ويتم قيد المتحصلات النقدية المذكورة والمبالغ التي تودع بالمؤسسة وقيمة الحوالات المصروفة من الصندوق بموجب اذن التسوية الذي ينبغب أن تحرره الإدارةالمالية أو قسم الحسابات بمجرد ان تتلقى من أمين الصندوق الكشف الخاص بمقبوضاته ومدفوعاته ويتم اثبات هذه العمليات في اذن التسوية بحيث تقيد المتحصلات النقدية في الجانب الأيمن من إذن التسوية خصما على حساب الصندوق مقابل اضافتها في الجانب الأيسر إلى نوع الحسابات المختصة كالإيرادات والأمانات .
أما المبالغ التي تودع في مؤسسة النقد فتقيد في الجانب الأيمن من إذن التسوية خصما على حساب جاري وزارة المالية مقابل إضافتها في الجانب الأيسر إلى حساب الصندوق .
وبالنسبة لقيمة الحوالات المصروفة من الصندوق فتقيد في الجانب الأيمن من اذن التسوية خصما على حساب الحوالات مقابل اضافتها في الجانب الأيسر إلى حساب الصندوق . وأما المبالغ التي تسحب بموجب أوامر دفع لتمويل الصندوق الموجود بالوزارة أو المصلحة فإنها تقيد بحساب الصندوق من واقع أوامر اعنماد الصرف التي حررت عنها أوامر الدفع المذكورة .

دفتر حساب الحوالات (شكل رقم د 6 )

هذا الدفتر يشمل جانبين . مدين ودائن. ويقيد في الجانب الدائن صافي قيمة امر اعتماد الصرف المسحوب به الحوالة, ويتم القيد من واقع أمر اعتماد الصرف, وبمجرد أن ترد الإدارة المالية أو قسم الحسابات الحوالات المصروفة تقوم هذه الإدارة بإثبات هذه العملية بالجانب المدين من هذه الدفاتر وذلك بموجب إذن تسوية تحرره الإدارة المذكورة ويخصم بالقيمة على حساب الحوالات مقابل إضافتها لحساب الصندوق.
وعند إقفال حساب الشهر تحصر قيمة الخوالات التي لم تصرف حتى آخر الشهر للتأكد من مطابقتها لرصيد هذا الحساب.
أما الحوالات التي تبقى بدون صرف في آخر السنة المالية فترحل إفراديا إلى دفتر حساب الحوالات الخاص بالسنة المالية التالية, ويضح في دفتر السنة المذكورة أمام كل مبلغ كافة البيانات الخاصة به من واقع دفتر السنة السابقة, وينبغي تتبع هذه المبالغ بهدف التأكد من أن الصندوق قد قام بتسديدها لأصحابها في أول السنة المالية الجديدة, وأجريت بشأنها القيود المناسبة لتسويتها وتسديد حساب الحوالات.

دفتر الحساب الجاري (شكل رقم د 5 )

تمسك الوزارات والمصالح دفترا لحسابها الجاري مع وزارة المالية لإثبات جميع العمليات التي تتم معها مثل عمليات ايداع مبالغ لحسابه بالمؤسسة أو سحب أوامر دفع عليها أو فتح اعتمادات مستندية, وكذلك تمسك وزارة المالية دفترا لحسابها الجاري مع الوزارات والمصالح لأثبات العمليات المشار إليها.

دفترحساب أوامر الدفع (شكل رقم د 6 )

يقيد في الجانب الدائن من هذا الدفتر قيمة أمر اعتماد الصرف المسحوب به امر الدفع على وزارة المالية ويتم القيد من واقع امر اعتماد الصرف.
قييد في الجانب المدين أوامر الدفع التي وردعنها إشعارات من وزارة المالية بتحويلها للصرف. وبمثل رصيد هذا الحساب أوامر الدفع التي لم يرد عنها تبليغ وزارة المالية بتحويلها للصرف ويتم القيد من واقع اذن تسوية تحرره الإدارة المالية تخصم فيه القيمة على حساب أوامر الدفع مقابل اضافتها لحساب وزارة المالية.
ومن الجدير بالذكر انه يصدر من وزارة الماية تعليمات حول ما ينبغي اتخاذه حول اوامر الدفع في نهاية كل سنة مالية وتضمن هذه التعليمات ضمن تعليمات إقفال الحسابات وإعداد الحسابات الختامية.

دفترحساب تسوية المستحقات العامة

يقيد في هذا الدفتر قيمة الخدمات التي تؤديها كل وزارة أو مصلحة حكومية إلى وزارة أو مصلحة حكومية أخرى بحيث يكون هذا الحساب دائنا في الجهات الحكومية التي استفادت من الخدمه ومدينا في الجهات الحكومية التي قدمة الخدمه ويخصص صفحة أو أكثر لكل جهة حكومية, كما يستخدم هذا الحساب لغرض التسويات القيدية بين الوزارات.

دفتر حساب المطلوبات

هو دفتر من جانبين يقيد في الجانب الدائن منه المبالغ المستحقة للحكومة طرف الغير مثل الإيرادات المستحقة التي لم تحصل, ويقيد في الجانب المدين التي تم تحصيلها منها. ويتوجب عند استخدام هذا الحساب توسيط حساب العهد تحت التحصيل .

دفتر حساب البنك (شكل رقم د 5 )

يقيد في الجانب المدين من هذا الدفتر المبالغ التي تم إيداعها بالبنك, ويقيد في الجانب الدائن منه المبالغ التي تم سحبها من البنك بموجب شيكات مع وجوب تخصيص صفحة أو أكثر لكل بنك في حالة تعدد البنوك.

دفترحساب مؤسسة النقد (سكل رقم د 5 )

يقيد في الجانب المدين منه المبالغ التي يتم سحبها بموجب أمر دفع غلى وزارة المالية والآقتصاد الوطني لغرض فتح حساب بقيمة الشيك الوزاري في المؤسسة. ويقيد في الجانب الدائن منه التي قامت بصرفها من رصيد الحساب المخصص بموجب الشيكات المسحوبة عليها.

الدفاتر والسجلات البيانية والإحصائية

هناك نوع من الدفاتر والسجلات الممسوكة بمعرفة الجهات الحكومية والغرض من إنشاء هذه الدفاتر والسجلات بياني إحصائي بهدف خدمة الأغرض المالية ومن ثم فالقيد في هذه الدفاتر لا يتم وفقا لنظرية القيد المزدوج وإنما هو مجرد تفريغ بعض البيانات والمستندات في هذه السجلات بهدف اجراء عملية حصر وتبويب ورقابة على البيانات المالية. وفيما يلي بيان بهذه الدفاتر :

دفتر الإرتباطات أو مرافبة الإعتمادات

يعهد إلى موظف خاص بكل وزارة أو مصلحة مسك دفتر يقيد به الإرتباطات المالية الخاصة بكل بند من بنود الميزانية متى كان هذا البند تصرف منه مبالغ بمقتضى عقود أو اتفاقات لمراعاة عدم الإرتباط بالصرف إلا في حدود المبالغ المقررة وينبغي أن يوقع كاتب سجل الإرتباطات على أمر اعتماد الصرف بسماح البند أو عدم سماح البند وذلك قبل استكمال إجراءات الصرف.

سجل حصر أوامر اعتماد الصرف

الغرض من مسك هذا السجل هو متابعة امر اعتماد الصرف حتى يتم تحرير الحوالة أ,امر الدفع بمعنى أنه بمثابة دفتر وارد لكنه خاص بأوام اعتماد الصرف فقط.

دفتر مراقبة المشاريع

حتى تتمكن الإدارة المالية في الوزارات منالرقابة على الحركة المالية للمشاريع فينبغي عليها مسك دفتر خاص لمراقبة المشاريع طبقا للنموذج المعتمد يقيد فيه جميع مايتعلق بكل مشروع من معلومات تختص بالصرف وذلك تحت إشراف مدير الإدارة المالية.

سجل مراقبة الضمانات البنكية

بمجرد تقديم ضمان من أحد البنوك تقوم الإدارة المالية بالوزارة أو المصلحة بإثبات قيمته وكافة البيانات الواردة به في سجل مراقبة الضمانات وعند رد الضمان يثبت تاريخ رده أو إرسالة بالبريد المسجل لمقدم الضمان أو البنك الذي أصدره في السجل المذكور.


دفتر يومية الصندوق

يمسك هذا الدفتر بمعرفة أمين الصندوق ويجب مطابقته دوريا مع دفتر حساب الصندوق الممسوك بمعرفةالإدارة المالية والذي سبق الإشارة إليه.
ودفتر يومية الصندوق هو دفتر إحصائي ممسوك من قبل الصندوق .

ويقيد فيه بالجانب المدين مايلي:

- جميع المبالغ التي يتم تحصيلها بموجب أوامر قبض ويقطع مقابلها إيصالات استلام.
- المبالغ التي يستلمها أمين الصندوق من مؤسسة النقد لتمويل الصندوق مقابل تغذية الصندوق لمقابلة المبالغ التي تصرف من الصندوق بموجب الحوالات.

أما الجانب الدائن فيقيد به :

- المبالغ التي يودعها أمين الصندوق في مؤسسة النقد بموجب إشعارات ألإيداع التي تعطى له من قبل المؤسسة.
- جميع الحوالات التي يصرفها الصندوق لأصحابها.

الباب الثالث
الفصل الثاني
حساب الامانات والعهد


حساب الأمانات

هي مبالغ مالية في ذمة الحكومة للغير تم تحصيلها لغرض معين متى انتهى الغرض من تحصيلها فإنه يتم ردها أو سدادها .
يمكن أن تقسم الأمانات إلى عدة أنواع على حسب الغرض الذي حصلت من أجله ويمسك لكل نوع حساب خاص تقيد فيه الأمانات وحساب آخر إجمالي للأمانات .
بما أن هذه المبالغ موجودة لدى الحكومة لصالح الغير فهي بمثابة دين على الحكومة فتسجل الأمانات في الجانب الدائن وتبقى هذه المبالغ حتى يتم التصرف بها وهذه تسمى عملية التعلية أما التسجيل في الجانب المدين فتعرف بالإزالة.

أولا:حـ/ الأمانات-مرتجع الرواتب:-
صافي الرواتب والأجور والمكافآت والبدلات الشهرية التي لا تصرف لأصحابها خلال 15 يوم من تاريخ استلام مندوب الصرف قيمتها .
نفرض أن أحد الموظفين لم يقبض راتبه خلال مدة 15 يوم من تاريخ الصرف فيكون القيد:
من حـ/الصندوق
إلى حـ/الأمانات –مرتجع الرواتب
نفرض أن هذا الموظف قدم طلب صرف خلال نفس السنة المالية فيحرر أمر اعتماد صرف ويكون القيد كالتالي:-
من حـ/أمانات-مرتجع الرواتب
إلى حـ/الحوالات
ثم
من حـ/ الحوالات
إلى حـ/الصندوق
أما إذا لم يتقدم الموظف بطلب صرف خلال السنة حتى نهاية السنة المالية فإن المبلغ يزال إلى حساب الإيرادات المتنوعة ويكون القيد بموجب إذن تسويه:-
من حـ/أمانات مرتجع الرواتب
إلى حـ/إيرادات متنوعة


و إذا تم الصرف خلال السنة التالية فينبغي أولا الحصول على موافقة وزارة المالية ثم الصرف لصاحب الحق كالتالي:-
من حـ/الإيرادات المتنوعة
إلى حـ/الحوالات
ثم
من حـ/ الحوالات
إلى حـ/ الصندوق
ثانياً:حـ/الأمانات تأمينات نقدية
يقيد بهذا الحساب التأمينات التي يدفعها بعض المواطنين للبلديات كضمان لتنفيذ بعض الأعمال ويمسك حـ/ شخصي في دفتر المفردات لكل مقدم تأمين حتى يسهل حصر هذه الأمانات و رد أو تسوية ما يجب رده منها بعد انتهاء الغرض منها .
فإذا فرضنا أن شخصاً ما قدم تأمين نقدي بمبلغ 10000 تقوم الإدارة بتحرير إذن تسويه والقيد يكون كالتالي:-
10000 من حـ/الصندوق
10000 إلى حـ/الأمانات تأمينات نقدية
ثم يقيد بعد ذلك هذا المستند في كل من حـ/ الصندوق و حـ/ الأمانات تأمينات نقدية في دفتر المفردات في الصفحة الخاصة لمقدم التأمين و يقيد في دفتر إجمالي الأمانات.
بمجرد رد التأمين لصاحبه يحرر أمر اعتماد صرف تسحب بموجبه حواله ومن واقع أمر اعتماد الصرف يتم التسجيل في اليومية العامة ثم يقيد بدفتر مفردات الأمانات ثم تقيد في دفتر إجمالي الأمانات في الجانب المدين.
10000 من حـ/أمانات تأمينات نقدية (باسم....)
10000 إلى حـ/ الحوالات
وعند صرف قيمة الحوالة من الصندوق
10000 من حـ/ الحوالات
10000 إلى حـ/الصندوق
و إذا ما تأخر مقدم التأمين عن استرداد قيمة تأمينه لمدة ثلاث سنوات من تاريخ انتهاء الغرض الذي التأمين من أجله فإن وزارة المالية تعتبر هذا المبلغ إيراد القيد كالتالي :-
من حـ/ الأمانات- تأمينات نقدية (باسم ....)
إلى حـ/الإيرادات المتنوعة
الكــفالات البنكية(خطابات الضمان):-
يفضل بعض المتناقصين تقديم خطابات ضمان من البنك بدلاً من تقديم تأمين نقدي و في هذه الحالة لا يسجل قيد محاسبي و لكن يسجل ذلك في سجل الكفالات و عند انتهاء الغرض من الخطاب يرد لصاحبه مع تسجيل ذلك أيضا بسجل الكفالات دون إجراء قيد محاسبي أما في حالة مصادرة خطاب الضمان و تم تحصيل قيمته من البنك يجرى القيد التالي:-
من حـ/ الصندوق
إلى حـ/الإيرادات المتنوعة
أشكال الضمان الابتدائي و النهائي :-
نص القرار الوزاري رقم 17/1486 وتاريخ 25/3/1398هـ على أنه يجب على مقدم العرض إرفاق أحد الضمانات التالية:-
 خطاب ضمان من أحد البنوك المحلية.
 خطاب ضمان من بنك خارجي عن طريق بنك يعمل داخل المملكة.
 تعهد صادر من إحدى شركات التأمين المتخصصة التي تعتمدها مؤسسة النقد العربي السعودي على أن يكون ساريا حتى تاريخ البت في العروض و أن يكون واجب الدفع من أول طلب جانب الجهة الإدارية على الرغم من أي معارضة يبديها مقدم العرض و دون قرار قضائي.
وتحدد قيمة الضمان وفقاً للقواعد التالية:-
 ضمان ابتدائي يتراوح بين 2،1 % من قيمة العرض.
 ضمان نهائي 5% من قيمة العقد.
 لا يلزم تقديم تقديم ضمان نهائي في حالات التعاقد على أعمال استشارية أو شراء مباشر و شراء قطع الغيار.
 يجوز تخفيض الضمان النهائي في عقود التشغيل والصيانة تدريجياً حسب تنفيذ الأعمال بشرط ألا يقل عن الضمان اللازم لقيمة الأعمال المتبقية.
 إذا كان الضمان تعهداً من إحدى شركات التأمين فيجب ألا تقل قيمته عن 25% من قيمة العقد.


ثالثاً:حـ/الأمانات المتنوعة :-
يعلى بهذا الحساب المبالغ المحصلة من الغير أو المسحوبة من استحقاقاتهم لأغراض مصلحية مثل: المبالغ المستقطعة من مرتبات الموظفين نظير تسديدها بعد ذلك لمصلحة المعاشات أو مصلحة الزكاة والدخل أو غيرها و ينبغي إزالة هذه الأمانات في أوقاتها و خصوصا في نهاية كل سنة مالية .
نفترض أن الرواتب الأساسية التي يستحقها الموظفين 300000 و يستحقون 15000 بدلات نقل و بلغت المبالغ المحسومة من هذه المرتبات 27000 تقاعد فيكون القيد من واقع أمر اعتماد صرف كالآتي:-
من مذكورين
300000 من حـ/المصروفات –رواتب أساسية
15000 من حـ/المصروفات – بل النقل
إلى مذكورين
27000 الىحـ/أمانات متنوعة- تقاعد
288000 إلى حـ/أوامر الدفع
ويجوز للوزارة عند إعدادها مسيرات الرواتب و تحرير أمر اعتماد الصرف أن تسحب أمرين دفع أحدهما باسم مصلحة التقاعد و الآخر باسم مندوب صرف الرواتب وفي هذه الحالة لن تعلى حصة التقاعد إلى الأمانات .
من مذكورين
300000 حـ/المصروفات – رواتب أساسية
15000 حـ/المصروفات- بدل انتقال
إلى مذكورين
27000 إلى حـ/أوامر دفع – تقاعد
288000 إلى حـ/أوامر الدفع (باسم مندوب الصرف)


اما بالنسبة للعهد
العهد في المحاسبة الحكومية هي عبارة عن المبالغ المستحقة لجهة حكومية طرف شخص أو جهة معينة ينبغي العمل على تحصيلها أو تسويتها بعد انتهاء الغرض الذي أنشئت من أجله وهي تقابل حساب / المدينين في المحاسبة التجارية وهناك أربعة أنواع من العهد 0
أنـواع العـهــد :
حساب العهد سلف مؤقتة :
السلفة المؤقتة هي تلك المبالغ التي تصرفها جهة حكومية لأحد موظفيها لأداء أعمال مصلحيه وعند قيام ذلك الموظف بتقديم المستندات المؤيدة لصرف تلك السلفة أو جزء منها تقوم الجهة الحكومية بخصم إجمالي قيمة المصروفات المؤيدة بتلك المستندات على بنود مصروفات الميزانية المختصة أما الباقي من السلفة فينبغي توريده إلى الصندوق نقداّ ، وبذلك يتم تسوية السلفة بمعنى أن تسوى السلفة المؤقتة فور انتهاء الغرض الذي من أجله صرفت هذه السلفة ، وينبغي أن يفتح حساب شخصي في دفتر مفردات العهد لكل صاحب عهدة من هذه السلف ويمكن توضيح ذلك محاسبياً فيما يلي من خطوات :


- عند إعداد أمر اعتماد الصرف بالسلفة المؤقتة يكون القيد :
××× من ح / العهد سلف مؤقتة ( طرف 000) 0
××× إلى ح / الحوالات ( أو أوامر الدفع حسب الحال )0
- عند استلام الموظف قيمة الحوالات من الصندوق يكون القيد
××× من ح / الحوالات أو أوامر الدفع
××× إلى ح / الصندوق
- عند قيام الموظف بتقديم المستندات المؤيدة لصرف قيمة السلفة المؤقتة تقوم الإدارة المالية بمراجعة تلك المستندات وتحرير إذن تسوية يكون القيد فيه
××× من ح / مصروفات الميزانية ( البنود المختصة )0
××× إلى ح / العهد سلف مؤقتة ( طرف 000)0
إذا تبقى شئ من السلفة بعد انتهاء الغرض الذي من أجله صرفت السلفة فيجب على الموظف توريد المبلغ إلى صندوق الجهة بمقتضى أمر قبض من تحـرر الإدارة المالية إذن تسوية يكون القيد فيه:
××× من ح / الصندوق0
××× إلى ح / العهد سلف مؤقتة ( طرف000)0


حساب العهد تحت التحصيل:
يقيد بهذا الحساب المبالغ المصروفة على ذمة تحصيلها من الغير وكذلك المبالغ التي يتقرر تحصيلها سواء من الأفراد أو من الهيئات ومن الأمثلة على ذلك:
أ- المبالغ التي يتم صرفها لأحد الموظفين دون وجه حق نتيجة خطأ في تحقيق الرواتب أو احتساب بعض البدلات بأكثر من المستحق ، فيجب عند اكتشاف الخطأ مطالبة الموظف بتوريد المبلغ فوراً ، وإذا لم يتيسر ذلك لسبب ما ينبغي تحرير إذن تسوية يجري بمقتضاه القيد الآتي:
××× من ح / العهد تحت التحصيل (طرف000)0
××× إلى ح / مصروفات الميزانية بالاستبعاد
( البند الذي صرف من المبلغ الزائد بالخطأ )
وإذا قام الموظف بعد ذلك بسداد المبلغ نقداً للصندوق بموجب أمر قبض فيحرر إذن تسوية يكون القيد فيه:
××× من ح / الصندوق0
××× إلى ح / العهد تحت التحصيل (طرف000)0


أما إذا تم تحصيل المبلغ بالاستقطاع ( بالحسم ) من استحقاقات الموظف فيما بعد فيحرر أمر اعتماد صرف يكون القيد فيه:
××× من ح / مصروفات الميزانية – ( البند المختص )0
إلى مذكورين
×× ح / العهد تحت التحصيل (طرف الموظف000)0
سداداً لما سبق أن صرف له دون وجه حق0
×× ح / أوامر الدفع أو الحوالات (حسب الحالة بالباقي)0
ب- عجز الصندوق ، فإذا ما أسفر جرد الصندوق عن وجود عجز في العهدة فإن هناك أحد احتمالين0
- أن يقوم أمين الصندوق بسداد قيمة العجز فوراً أثناء الجرد وفي هذه الحالة يكتفي بإثبات ذلك في محضر الجرد بمعنى أن المبلغ لن يقيد بالدفاتر المحاسبية ولن يحرر عنه إذن تسوية بل يثبت فقط في محضر الجرد0
- ألا يستطيع أمين الصندوق سداد المبلغ فوراً ومن ثم فينبغي على إدارة المالية أن تحرر إذن تسوية بناء على محضر الجرد يكون القيد فيه كالآتي:
××× من ح / العهد تحت التحصيل ( طرف أمين الصندوق )
××× إلى ح / الصندوق


والجدير بالذكر أنه في الحالتين أي سواء سدد أمين الصندوق المبلغ أثناء الجرد أو سدده فيما بعد فإن ذلك لن يعفيه من المسئولية وإجراء التحقيق الإداري اللازم لمعرفة أسباب العجز وتوقيع الجزاء في حالة ثبوت الإهمال0
- وإذا قام أمين الصندوق بسداد المبلغ بعد قيده عهدة عليه يكون القيد كالآتي:
××× من ح / الصندوق
××× إلى ح / العهـد تحت التحصيل (طرف أمين الصندوق)0
جـ- إذا استحقت غرامة تأخير على أحد المتعهدين وكان قد سبق أن استلم جميع استحقاقاته فيكون القيد كالآتي بموجب إذن تسوية:
××× من ح / عهد تحت التحصيل (طرف000)0
××× إلى ح / المطلوبات0
وإذا قام بتوريد المبلغ إلى الصندوق يحرر إذن تسوية يكون القيد فيه:
××× من ح / الصندوق0
××× إلى حساب الإيرادات0
ثم يحرر إذن تسوية آخر يكون القيد فيه:
××× من ح / المطلوبات0
××× إلى حساب العهد تحت التحصيل ( طرف000)0
د- إذا ظهر عجز في المهمات الموجودة عهدة لدى أمين المستودع أو أي عجز في الأغراض الموجودة عهدة لدى أحد الموظفين فيحرر إذن تسوية يكون القيد فيه:
××× من حـ / العهد تحت التحصيل ( طرف أمين المستودع أو الموظف )
××× إلى حـ / المطلوبات ( وذلك بقيمة العهدة الناقصة)0
وعند تحصيل المبلغ نقداً يكون القيد كالآتي :
××× من حـ / الصندوق0
××× إلى حـ / الإيرادات المتنوعة0
ثم يجري قيد عكسي آخر إزالة المبلغ من حساب العهد تحت التحصيل وحساب المطلوبات بموجب القيد الآتي :
××× من حـ / المطلوبات
××× إلى حـ / عهد تحت التحصيل ( طرف000)
هـ- إذا تراخي أحد المقاولين في تنفيذ التزامه قبل الحكومة واضطرت المصلحة إلى تنفيذ العقد على حساب المقاول فعند قيام الحكومة بالصرف على تنفيذ العقد يحرر أمر اعتماد صرف يكون القيد فيه على النحو التالي :
××× من حـ / العهد تحت التحصيل ( طرف المقاول المقصر )0
××× إلى حـ / الحوالات / أو أوامر الدفع0
وإذا قام المقاول بسداد المبلغ نقداً فيكون القيد :
××× من حـ / الصندوق0
××× إلى حـ / عهد تحت التحصيل ( طرف المقاول المقصر )0
أما إذا تم تسوية المبلغ من استحقاقات المقاول لدى المصلحة فيحرر أمر اعتماد صرف باستحقاقات المقاول ويخصم منه قيمة العهدة ويكون القيد كالآتي :
××× من حـ / المصروفات ( البند المختص )
إلى المذكورين :
××× ح / العهد تحت التحصيل ( طرف المقاول المقصر )
××× ح / الحوالات أو أوامر الدفع ( صافي المستحق )

حساب العهد سلف مستديمة:
السلف المستديمة هي المبالغ التي تصرفها الوزارات والمصالح الحكومية بصفة مستديمة لفروعها لتأمين نفقاتها على أن تعوض الوزارة أو المصلحة ذلك الفرع بقيمة صافي المبالغ التي أنفقت من تلك السلفة عند اللزوم حتى تعود قيم السلفة إلى المبلغ الأصلي المحدد لها0 غير أنه في نهاية السنة المالية يجب أن يتم تسوية تلك السلفة نهائياً0


مشاكل السلف المستديمة بالمناطق والفروع:
من واقع الخبرة العملية تبين أن هناك عدة مشاكل تتعلق بحسابات السلف المستديمة وتتركز معظم هذه المشاكل حول ما يلي :
أ‌- تأخر بعض الفروع في تقديم المستندات وتنظيم كشوف الاستعاضة0
ب‌- عدم مطابقة الأرصدة بين الفرع والمركز الرئيسي بسبب عدم انتظام القيود في كل من الفرع والإدارة المالية بالوزارة0
ج _ عدم الاعتراف ببعض المصروفات من قبل الجهة الرئيسية وبقاء بعض المستندات معلقة دون تسديد0
د- شيوع المسؤولية عن السلف المستديمة بين أمناء الصناديق ومدراء الفروع0
وعلاجاً لهذه المشكلات نقترح ما يلي :
1- ينبغي تحديد المسؤولين عن السلف المستديمة ، وينبغي أن يكون مدراء المناطق والفروع هم المسؤولون عن صحة التصرف في هذه السلفة وعدم مخالفة النظم والتعليمات باعتبارهم أصحاب الصلاحية في الأمر بالصرف0
2- يستتبع ذلك ضرورة تقسيم مستندات التعويض عن السلفة إلى نوعين:
أ- مستندات صرف صادرة بالمخالفة للنظم والتعليمات المالية ، ففي هذه الحالة يعوض أمين الصندوق بالمنطقة بصافي قيمة المنصرف فعلاً من السلفة على أن يقيد المبلغ الذي صرف بالمخالفة للنظام عهدة تحت التحصيل طرف مدير الفرع يتم تحصيلها منه نقداً أو بالحسم من راتبه عن الشهر الذي يلي تاريخ التعويض0
ب- في حالة عدم استكمال المستندات لسبب ما فإنه يوقف تعويض المنصرف من السلفة بالنسبة للمبالغ التي لم تستكمل مستنداتها حتى تقدم المنطقة أو الفرع المستندات المطلوبة في أسرع وقت ممكن ، وإذا انتهت السنة المالية دون أن تقدم المنطقة مستندات الصرف يقيد المبلغ عهدة تحت التحصيل طرف المتسبب يتم تحصيلها إما نقداً أو بالحسم من راتبه عن الشهر الذي يلي تاريخ إقفال الحسابات عن السنة المنتهية0
3- إحكاماً للرقابة على السلف المستديمة من الأهمية بمكان قيام كل فرع بتنظيم ما يلي :
- على كل فرع أن يرسل إشعاراً برقم مسلسل باستلام شيك التعويض إلى الإدارة المالية ، وأنه قد تم استلام قيمته أو إيداعها بحساب الفرع وقيه بدفاتر السلفة المستديمة ، وفي هذا الصدد من المقترح طبع أبواك بنموذج موحد للإشعار ، وينبغي أن يحرر على نسختين ترسل أحدهما للإدارة المالية والأخرى تظل ثابتة بالبوك0
- على كل فرع مسك دفتر لحصر الشيكات الواردة موضح به المبلغ ورقم الشيك وتاريخه وتاريخ وروده للفرع والشهر الذي ورد عنه الشيك ، وتاريخ صرفه وقيده بدفتر السلفة المستديمة0
- ينبغي إعداد ملف خاص لكل سنة مالية يحفظ به صورة من جميع المكاتبات المتعلقة بالسلفة والمطالبات وكشوف الاستعاضة0
- على مدراء الفروع إجراء جرد دوري ومفاجئ من وقت لآخر للصناديق الموجودة بالفروع مع إرسال نتيجة الجرد إلى الإدارة المالية0
- في الدوائر الجبائية يجب القيام بمطابقة دورية بين دفتر يومية الصندوق بالفروع وحساب الصندوق بالإدارة المالية وحصر الاختلافات إن وجدت ومعرفة أسبابها0
- من الأهمية بمكان تسلسل كشوف الاستعاضة بحيث يعطي كل كشف رقم مسلسل ويوقع كل كشف من أمين الصندوق والمحاسب ومدير الفرع0
- ينبغي عل الإدارة المالية في الجهة الرئيسية فور استلام مستندات التعويض أن تقوم بمراجعتها دون تأخير وتعويض الفرع عن المستندات التي تثبت صحتها0
- على جميع الفروع مسك دفتر لمراقبة السلفة المستديمة من حيث المبالغ التي تم صرفها على البنود المخصصة لكل فرع مع إقفال الدفتر شهرياً وترصيد حساب السلفة0
- من المقترح توحيد نموذج المطالبات التي تستعمل للصرف من السلفة المستديمة بالفروع0

حسابات االعهد اعتمادات مستندية

قواعد فتح الاعتمادات المستندية :
1- يقصد بالاعتمادات المستندية : الاعتمادات التي تقوم مؤسسة النقد العربي السعودي بفتحها لدى مراسليها في الخارج بناء على تعليمات تصدر من وزارة المالية والاقتصاد الوطني لتنفيذ أغراض محددة0
2- لا يجوز فتح اعتماد مستندي لغرض شراء بضائع أو خدمات إذا كان يمكن الحصول عليها من داخل المملكة0
3- لا يجوز فتح اعتمادات مستندية لتسديد أقيام خدمات أو مواد أو تنفيذ أعمال يتم التعاقد عليها داخل المملكة0
إجراء فتح الاعتمادات المستندية:
عند توفر المبررات النظامية لفتح اعتماد مستندي خارجي لا يمكن تسديد قيمته مباشرة ، تقوم الجهة المعنية بتعبئة طلب فتح اعتماد ( نموذج رقم 11 ) وإتباع الإجراءات التالية:
أ‌- تقوم الجهة بتحرير أمر اعتماد صرف تخصم بموجبه قيمة الاعتماد المستندي على حساب العهد ( اعتمادات مستندية ) وذلك بعد الارتباط على البند المختص بكامل قيمة الاعتماد ويحرر مقابله أمر دفع على وزارة المالية والاقتصاد الوطني0
ب‌- يرسل أمر الدفع إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ( الإدارة العامة للحسابات ) مرفقاً بنموذج طلب فتح الاعتماد بعد استكمال المعلومات الواردة به وتوقيعه من المختصين0
ج- عندما يصل إشعار وزارة المالية والاقتصاد الوطني إلى الجهة المعنية التي طلبت فتح الاعتماد المستندي بما يفيد فتح الاعتماد ، يتعين إعداد إذن تسوية لإزالة المبلغ من حساب أوامر الدفع مقابل سداده لحساب جاري وزارة المالية والاقتصاد الوطني0
د- عند ورود المستندات المؤيدة لتسديد قيمة الاعتماد أو أجزاء منها يحرر إذن تسوية بقيمة تلك المستندات تخصم بموجبه القيمة على مصروفات الميزانية ( البند المختص ) مقابل تسديد حساب العهد0
تعديل الاعتمادات المستندية:
1-إذا رغبت إحدى الجهات في إجراء تعديل في الاعتمادات المستندية التي سبق فتحها بناء على طلبها سواء ذلك بزيادة قيمة الاعتماد أو تخفيضه أو إلغاؤه أو مد صلاحية الصرف منه أو تعديل شروطه ، تقوم بالكتابة إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ، لإبلاغ مؤسسة النقد العربي السعودي
2- إذا انتهت السنة المالية ووجدت أرصدة في حسابات العهد اعتمادات مستندية لم تسدد يتم تدوير هذه الأرصدة إلى السنة المالية الجديدة ، ثم يتم تسديدها خصماً على اعتمادات السنة المالية التي ترد مستندات قيمة الاعتماد أو أجزاء منها خلالها وهذه هي القاعدة العامة حتى تحمل كل سنة مالية بما يخصها من قيمتها
الإجراءات في وزارة المالية ومؤسسة النقد:
1- عند وصول مستندات طلب فتح الاعتماد إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ( الإدارة العامة للحسابات ) يقوم الموظف المختص بتدقيق طلبات فتح الاعتماد وكذلك أمر الدفع للتحقق من استكمال المعلومات الواردة في نموذج طلب فتح الاعتماد ومن صحة العملة المحلية والأجنبية المثبتة بأمر الدفع والقيمة المعادلة لها ثم إبلاغ ذلك إلى مؤسسة النقد العربي السعودي0
2- ولدى استلام مؤسسة النقد لهذا الخطاب مرفقاً به نموذج طلب فتح الاعتماد وكافة البيانات المطلوبة لهذا الغرض تقوم بتدقيقه ومراجعته وفق القواعد البنكية للاعتمادات المستندية ثم تعمد أحد مراسليها بفتح الاعتماد بعد حجز قيمته في حساب التأمينات ( اعتمادات مستندية ) خصماً على ح / جاري الحكومة0
3- عند ورود ما يفيد فتح الاعتماد من قبل مؤسسة النقد تقوم الإدارة العامة للحسابات بإبلاغ الجهة المعنية بذلك0
4- يخصص في الإدارة العامة للحسابات ملف مستقل لكل اعتماد يحفظ فيه نسخة من نموذج طلب فتح الاعتماد ونسخة من الخطاب الذي يرسل لمؤسسة النقد وكافة الأوراق والمعلومات الأخرى المتعلقة بفتح الاعتماد وما يطرأ عليه من تعدبل0
5- تتبع كافة الإجراءات المشار إليها عند طلب الإضافة لأي اعتماد مستندي قائم0
6- على مؤسسة النقد في نهاية كل سنة مالية أن ترسل إلى الجهات الحكومية المعنية بيانات بالاعتمادات المستندية الخارجية القائمة موضحاً بها رصيد كل اعتماد وآخر حركة تمت عليه ، وعلى الجهات الحكومية مطابقة الأرصدة الواردة في هذه البيانات مع أرصدة الاعتمادات المستندية الظاهرة بدفاترها والإقرار بما يفيد بصحة المطابقة ، ومن ثم إرفاق هذه البيانات بالحساب الختامي للجهة وتعتبر هذه البيانات جزءاً أساسياً من بيانات الحسابات الختامية للجهات الحكومية0
ضوابط عامة لفتح الاعتمادات المستندية:
1- يتم إلغاء أرصدة الاعتمادات المستندية التي يتوقف السحب منها لمدة سنة كاملة وإعادة قيدها لحساب جاري وزارة المالية من قبل مؤسسة النقد العربي السعودي تلقائياً ، وتشعر الجهة المعنية بإشعار هذا القيد لتتولى إجراء التسوية اللازمة0
2- تقوم مؤسسة النقد العربي السعودي بإلغاء الاعتماد المستندي الخارجي بعد مضى ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء صلاحيته إذا لم تبلغ بالموافقة على تمديده خلال هذه المدة0
3- لا يجوز استخدام رصيد الاعتماد المستندي في غير الغرض المخصص له0
4- لا يجوز أن تتجاوز المدة المطلوب فتح الاعتماد خلالها مدة العقد الذي فتح الاعتماد نتيجة له0
5- على الجهات الحكومية عند طلب تمديد الاعتماد بيان أسباب طلب التمديد ، مع تحميل الجهة المتعاقد معها غرامات التأخير ومصاريف التمديد وفقاً لما نص عليه العقد المبرم معها0
6- يتعين على الوزارات والمصالح صاحبة الشأن أن تقرر في جميع الطلبات المقدمة إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني بشأن الصرف أو فتح الاعتمادات المستندية في الخارج أن اعتماد البند المخصص بالميزانية يسمح بذلك0
7- تقوم وزارة المالية والاقتصاد الوطني بعد التأكد من صحة كافة البيانات الواردة بطلبات صرف مبالغ بعملات أجنبية أو فتح اعتمادات مستندية بالكتابة لمؤسسة النقد لاتخاذ الإجراء اللازم وإخطار الوزارة أو المصلحة بصورة مما يحرر للمؤسسة في هذا الشأن0
وفيما يلي أمثلة للقيود المحاسبية التي تتخذ بشأن الاعتمادات المستندية
- عند تحرير أمر اعتماد الصرف لأول مرة يجري القيد الأتي :
××× من ح / عهد اعتمادات مستندية0
××× إلى ح / أوامر الدفع0
وعندما يصل إشعار من وزارة المالية والاقتصاد الوطني إلى الوزارة أو المصلحة التي طلبت فتح الاعتماد بما يفيد فتح الاعتماد ينبغي إعداد إذن تسوية بالقيد الآتي:
××× من ح / مصروفات الميزانية – متنوعة ( مصاريف فتح الاعتماد )0
××× من ح / أوامر الدفع0
××× إلى ح / جاري وزارة المالية ( إثبات فتح الاعتماد ومصاريف فتح الاعتماد )0
أما في دفاتر وزارة المالية – إدارة الحسابات العامة فيجري القيد الآتي:
××× من ح / جاري وزارة0000
××× إلى ح / جاري مؤسسة التقد0
بقيمة الاعتماد مضافاً إليه مصاريف فتح الاعتماد0
وعند ورود المستندات المؤيدة لصرف الاعتماد كلياً أو جزئياً يحرر إذن تسوية بقيمة تلك المستندات ويكون القيد فيه كالآتي :
××× من ح / مصروفات الميزانية – البند المختص0
××× إلى ح / عهد اعتمادات مستندية0
- في نهاية السنة المالية يدور ما تبقي في رصيد حساب العهد اعتمادات مستندية إلى السنة المالية التالية ويبقى في انتظار ورود مستندات تفيد تسديد رصيد الاعتماد أو دفعة منه لكي تقوم الجهة بإجراء قيد لتسديد حساب العهد مقابل الخصم على البند المختص كما حدث في المرة الأولى إلى أن ينتهي الغرض من الاعتماد وفق شروطه وعقده0
- إذا تبين أن هناك جزءاً من الاعتماد لم يصرف وهو غير مستحق فإن المبلغ المتبقي يعاد إلى مؤسسة النقد ويجري القيد الآتي في دفاتر المصلحة0
××× من ح / جاري المالية0
××× إلى ح / العهد اعتمادات مستندية0
ومعنى هذا القيد أن وزارة المالية تجعل مدينة بالمبالغ التي يتم ردها من الاعتماد0
أما في دفتر القيد في وزارة المالية فيكون القيد :
××× من ح / جاري مؤسسة النقد0
××× إلى ح / جاري وزارة0000
وعلى الإدارة المالية بكل وزارة أو مصلحة إمساك سجل إحصائي خاص بالاعتمادات المستندية يخصص فيه لكل اعتماد صفحة مستقلة يثبت فيها جميع البيانات المتعلقة بالاعتماد ، وكذلك ينبغي قيد جميع التعديلات التي تطرأ على الاعتماد0

الباب الثالث
الفصل الثالث
الوضع المحاسبي المتميز لبعض الجهات

1- البلديات

إن الأصل في البلديات أن تمول نفسها بنفسها لأنها جهات خدمية تقوم على تأدية خدمات و إستيفاء مقابلها و لذلك فإن ما يقدم لها ضمن ميزانية الدولة يقدم كإعانة مؤقتة ينبغي على البلديات أن تعمل عن الاستغناء عنها و الاكتفاء ذاتيا بوارداتها .
و يتميز النظام المحاسبي للبلديات بعدة خصائص و هي كما يلي :
1) للبلديات واردات خاصة بها تسمى الواردات الذاتية و للبلدية حق الصرف من هذه الواردات .
2) للبلديات حق فتح حساب بها في مؤسسة النقد أو أحد البنوك الوطنية .
3) إن إعانة الدولة التي تدفعها للبلديات يتم سدادها على دفعات .
4) يتم إقفال الحسابات بالبلديات بأسلوب مختلف بعض الشيء عن إقفال حسابات الوزارات و المصالح نتيجة للاستقلال المالي للبلديات .
و نتيجة لهذه الخصائص فقد تم تنظيم حسابات البلديات على النحو التالي :
1) يتم الفصل بين حساب الصندوق و حساب جاري المؤسسة و جاري البنك بحيث يكون أمين الصندوق مسئولا فقط عما يتم تحصيله نقدا عن طريق الصندوق مباشرة وما يتم صرفه منه فعلا .
2) تفتح قيود مستقلة للمبالغ التي في البنوك و المؤسسة و تمسك بمعرفة الإدارات المالية بالبلديات .
3) تخصص خانة في جانبي اليومية العامة للدائن و المدين للحسابات التالية كل على حدة : جاري المؤسسة _ جاري البنك _ الشيكات .
4) تضاف المسميات التالية الآتية للجدول الشهري :
ح / جاري المؤسسة _ ح / جاري البنك _ ح / الشيكات بالمؤسسة _ح / الشيكات بالبنك .
5) تفتح الدفاتر المساعدة التالية :
_ دفتر للحسابات الجارية يخصص به جزء لحساب جاري مؤسسة النقد و جزء آخر مستقل لحساب جاري البنك .
_ دفتر لحساب الشيكات يشمل كلا من حسابي شيكات مؤسسة النقد و شيكات البنك .
6) يقتصر عمل أمين الصندوق على قبض و صرف المبالغ النقدية التي ترد لصندوق البلدية و التي تصرف منه فعلا ، و يحدد رئيس البلدية بقرار منه الحد النقدي الأعلى الذي يجوز لأمين الصندوق الاحتفاظ به في الصندوق سواء من الإيرادات أو بطريق التمويل على ذمة الصرف منه على الاحتياجات اليومية المطلوب صرفها من الصندوق .
7) بالنسبة للمبالغ المودعة في المؤسسة أو في البنك يكون إيداعها من :
أ) متجمع إيرادات و تأمينات البلدية في الصندوق الزائد عن الحد الأعلى الذي يمكن لأمين الصندوق الاحتفاظ به و في هذه الحالة يقوم أمين الصندوق بإيداعه بموجب قسيمة إيداع يتحصل عليها من المؤسسة أو البنك و يترتب على ذلك ما يلي :
_ يقوم أمين الصندوق بقيد المبلغ في الجانب الدائن من دفتر يومية الصندوق من واقع قسيمة الإيداع .
_ تقوم الإدارة المالية بتحرير إذن تسوية ترفق به قسيمة الإيداع المذكورة .
و يكون القيد على النحو التالي :
من ح / جاري مؤسسة النقد ( أو البنك )
إلى ح / الصندوق
و يتم إجراء القيد بدفاتر اليومية و جاري المؤسسة أو جاري البنك و دفتر الصندوق .
لا يجوز للبلدية التصرف في مبالغ التأمينات بالصرف منها على النفقات .
9) بالنسبة للإعانة التي ترد للبلديات فيتم تحرير إذن تسوية يكون القيد فيه على النحو التالي :
من ح / جاري مؤسسة النقد أو البنك
إلى ح / الإيرادات _ الإعانة
و يتم إجراء هذا القيد في دفاتر اليومية العامة و جاري المؤسسة أو جاري البنك و دفتر الإيرادات .
10) بالنسبة للإيرادات غير المباشرة فتتم وفقا لنفس الإجراءات السابقة .
11) يكون الصرف من صناديق البلديات بموجب حوالات تسحب على أمين الصندوق أو بموجب شيكات على مؤسسة النقد أو البنك توقع من قبل رئيس البلدية و مدير الإدارة المالية بالاشتراك مع المراقب المالي بالنسبة للبلديات التي يوجد بها مراقبون ماليون .
12) يراعى في نهاية كل شهر و في آخر السنة المالية مطابقة الحسابات المختصة باليومية العامة مع دفاتر جاري المؤسسة و جاري البنك و الشيكات مع مطابقة يومية الشيكات و حساب جاري المؤسسة مع التسويات الشهرية الواردة من مؤسسة النقد و من البنك ثم متابعة الشيكات التي لم تقدم للصرف بعد .
13) تعد في نهاية كل شهر إضباره لكل من حساب الشيكات و حساب جاري المؤسسة و حساب جاري البنك و ترسل مع الأضابير الأخرى لديوان المراقبة العامة .

2- السفارات:

تتميز حسابات السفارات بالخارج بعدة خصائص مميزة منها:

1- اختلاف سعر العملات الأجنبية بالنسبة للريال السعودي مما ينجم عنه بعض الفرو قات التي يتعين تسويتها.
2- قيام السفارات والممثليات بتحصيل بعض الإيرادات المتعلقة بالطوابع والتأشيرات مما يستتبع أحكام الرقابة على هذه المتحصلات.
3- قيام السفارات بالتعامل مع البنوك الأجنبية بالخارج فيما يتعلق بالمصروفات ومن ثم فمن الأهمية بمكان إيجاد نظام محاسبي خاص بالمصروفات.


وفيما يلي الإجراءات والأنظمة والدفاتر المتبعة في هذه السفارات والممثليات:


أولاً: الفروق الناجمة عن تحويل العملة :

أ‌- العهد المستديمة للرواتب والنفقات:

1- بعد تحديد مبلغ السلفة بالريال وقبل سحب أمر الدفع يجري حساب ما يعادلها بالعملة الأجنبية المعتمد التحويل بها من قبل وزارة المالية بالسعر الساري المفعول عند إعداد أمر الدفع.
2- يسحب أمر الدفع بالعملة الأجنبية بحيث يوضع مبلغ العملة الأجنبية بالأرقام وكتابة في الحقلين المخصصين لذلك في أمر الدفع على أن توضح القيمة المعادلة للعملة الأجنبية بالريال بمحاذاة مبلغ العملة الأجنبية بالأرقام.
3- عند تعويض الفرع عما صرف من السفلة يتم التحويل بنفس الطريقة وبموجب السعر الساري المفعول عند سحب أمر الدفع.
4- في حالة تسديد السلفة نهائياً يتم تقييم العملة بما يعادلها بالريال السعودي على أساس السعر الذي تم بموجبه تحويل مبلغ السلفة أساسا، وإذا كان ضمن مستندات التسديد شيكات نقدية تودع في مؤسسة النقد لتتولى قيدها بموجب السعر الساري عند الإيداع، وإذا ما وجدت فر وقات بالنقص بسبب اختلاف التحويل فيسوى من حساب البند المختص أو المتنوعة إذا لم يتسع البند المختص. أما إذا حدثت زيادة فتسوى لحساب الإيرادات.



العهد المؤقتة:

في حالة صرف عهدة مؤقتة خارج المملكة يجري تقييم مبلغ العهدة بالعملة المطلوب تحويلها وبالسعر المتبع حين إعداد أمر الدفع ومن ثم يحسب أمر الدفع بالعملة الأجنبية وفقا للإيضاح في الفقرة (1) وعند ورود المستندات الخاصة بالتسديد تسوى العهدة وفقا لنفس أسلوب تسديد العهدة المستديمة للرواتب أو النفقات.



ثانياً: حسابات الإيرادات :

1- تسجيل جميع الإيرادات المستحصلة يوميا بدفتر إفرادي إيرادات الطوابع والأوراق ذات القيمة والرسوم حسب فئة الرسم المقرر ويدون بالدفتر المبلغ المستحصل لقاء رسم تصديق أو ترجمة مع ذكر عدد التصاديق أو التراجم المستحصل عنها ذلك المبلغ في خانة الرسوم ونوعيتها أما إذا كان المبلغ مستوفي مقابل قيمة جواز سفر أو طابع ما.. يسجل المبلغ المستحصل ويذكر في خانته الجوازات والطوابع عدد الجوازات أو الطوابع المستوفي عنها ذلك المبلغ والاكتفاء بتسجيل اسم دافع النقود دون رقم إيصال الاستلام بالنظر لعدم قطع إيصال استلام عن المبالغ المستحصلة لقاء بيع الأوراق ذات القيمة وفي نهاية كل شهر يقفل التسجيل بهذا الدفتر وتجمع المبالغ المستحصلة خلال الشهر ويحصى عدد الطوابع والجوازات وكذلك الرسوم التي بدون طوابع ويعد بموجبه البيان الشهري المعتاد من ثلاث نسخ ترسل نسختان منه لوزارة الخارجية وتحتفظ الممثلية بالنسخة الثالثة.
2- ينقل الإجمالي الشهري لعدد الطوابع والجوازات وغيرها المنصرفة خلال الشهر من واقع دفتر إفرادي إيرادات الطوابع والأوراق ذات القيمة إلى دفتر إجمالي الوارد والمنصرف من الطوابع والأوراق ذات القيمة وذلك بصرف إجمالي المنصرف خلال الشهر بعد جمع المدور من الشهر السابق مع الوارد في ذلك الشهر من طوابع وجوازات وحسم المنصرف منه ليصبح الباقي مدوراً إلى الشهر الجديد ومطابقة ذلك على الموجود الفعلي بالممثلية شهرياً من الطوابع والأوراق ذات القيمة.
3- جميع المبالغ المستحصلة تسجل يومياً بدفتر يومية الصندوق بشكل إفرادي بجانب المقبوضات مع تدوين اسم الدافع النقود وتاريخ الإيصال إذا كان بموجب إيصال استلام أو لقاء قيمة طوابع وجوازات.. مع توضيح ذلك تحت كلمة البيان ثم تجمع المبالغ المستحصلة يومياً أو أسبوعياً حسب حجم الإيرادات وفي حالة عدم وجود إيرادات يومية فيتم تجميعها شهرياً وإيداعها في البنك وفي الحساب الخاص بالإيرادات وتسجيل ذلك في الجانب الآخر من نفس الدفتر الخاص بالمدفوعات مع تدوين رقم وتاريخ الإشعار البنكي بالإيداع. وفي نهاية كل شهر تتم مراجعة ومطابقة دفتر إفرادي الإيرادات مع دفتر الصندوق بحيث يكون المبلغ الإجمالي الشهري لإفرادي الإيرادات هو نفس المبلغ الإجمالي الشهري ليومية الصندوق جانب المقبوضات والمودعة بحساب الممثلية بالبنك حيث يتم تسديد دفتر اليومية بتسوية جانب المدفوعات بجانب المقبوضات في نهاية كل شهر ومن ثم تحويل المبلغ المودع بالبنك لحساب مؤسسة النقد العربي السعودي حسب المتبع.
4- يقسم دفتر جاري البنك إلى عدة أجزاء حسب عدد حسابات السفارة في البنك المتعامل معه بحيث يخصص جانب منه لحساب الإيرادات ويسجل به المبالغ المودعة بجانب الإيداعات وتسجل المبالغ المسحوبة إلى مؤسسة النقد في جانب السحوبات مع تدوين رقم وتاريخ كل من إشعار الإيداع والشيك المسحوب حيث تقفل الدورة التسجيلية الحسابية النظامية للإيرادات المستحصلة شهرياً.




ثالثاً: حساب المصروفات:

1- تودع جميع المبالغ الواردة للممثلية بحساباتها بالبنك وتسجل في دفاترها المختصة ويمكن أن يكون هناك ثلاثة حسابات للنفقات هي:
أ‌- حساب خاص بسلفة الرواتب.
ب‌- حساب خاص بالسلفة المستديمة للنفقات الشهرية.
ت‌- حساب خاص بالسلفة المؤقتة إن وجدت.
ويمكن جمع أكثر من سلفة مؤقتة في حساب واحد وأن يكون لكل حساب دفتر شيكات مستقل تحسب بموجبة عند الحاجة مع مراعاة عدم تداخل حساب السلف عند السحب.

2- يخصص لكل حساب جزء من دفتر حساب جاري البنك بحيث يكون لكل حساب صفحات مستقلة عن الحساب الآخر تسجل بها المبالغ المودعة بجانب إيداعات والمبالغ المسحوبة بجانب مسحوبات حسب الشيكات الواردة لها والصادرة منها.
3- يخصص لكل سلفة من السلف جزء من دفتر السلف ويسجل بها المبلغ الوارد في جانب الوارد والمنصرف من تلك السلفة بجانب المنصرف مع تدوين أرقام الشيكات وتواريخها وأسماء الأشخاص أو الجهات المصروفه لهم تلك المبالغ نوعية تلك النفقات والمعلومات الكاملة عنها في الحفول المخصصة لذلك من الدفاتر.
4- يراعي عدم تجاوز المبلغ المرصود لكل بند وذلك بمراقبة الصرف والتسجيل أولاً بأول بدفتر السلف حيث تتم عملية المقارنة بين المبلغ المعتمد لكل بند والمبالغ المسحوبة عليه.


3- المحاسبة في الجامعات و الكليات
تقدم الخدمة التعليمية في معظم المجتمعات بأكثر من طريقة ، فهي قد تقدم مجانا أو بمقابل رمزي عن طريق الجامعات الحكومية حيث تمول بالكامل من الموارد السيادية عن طريق اعتمادات الموازنة العامة.وقد تقدم بمقابل بواسطة جامعات خاصة تنتمي إلى قطاع الأعمال لأنها تنشاء أصلا بدافع الربح. أما الطريقة الثالثة وهي موضوع دراستنا في هذا الفصل ففيها تقدم الخدمة التعليمية بمقابل أيضا ولكن بواسطة جامعات لا تنتمي إلى قطاع الأعمال ولا تنتمي إلى القطاع الحكومي ولكنها تنتمي إلى قطاع التنظيمات الاجتماعية الأخرى لأنها تعتمد على مساهمات تطوعية من المواطنين و دعم من الحكومة بالإضافة إلى الإيرادات التي تتسلمها من رسوم الطلاب وإيرادات استثماراتها.ومع إن هذا النوع من الجامعات قد تزيد إيراداته عن مصروفاته إلا أنها لم تنشاء أصلا بدافع الربح ولا توزع أرباح لان حقوق ملكيتها عامة غير قابلة للبيع أو المتاجرة. ومع أن هذة الجامعات و الكليات تحصل على دعم من الحكومة فهي تتمتع بقدر من المرونة ولذلك فان درجة استجابتها للمتطلبات القانونية في مجال المحاسبة وإعداد التقارير المالية تكون اقل إذا ما قورنت بالتنظيمات الحكومية.
و الجدير بالذكر أن هناك اتساقا بين هذة المصادر الثلاثة ولذلك هناك اتفاق عام على اطار النظام المحاسبي الواجب تطبيقه في الكليات والجامعات التي تنتمي إلى التنظيمات الاجتماعية التي لا تستهدف الربح ويشتمل هذا النظام بصفة عامة على أنواع الأموال التالية :
• الأموال الجارية.
• أموال الإقراض.
• أموال الأوقاف .
• الموال التي تحقق دخلا للمانحين.
• أموال العقارات والمعدات.
• أموال الوكالة.
أولا- الأموال الجارية :
وهي تشتمل على الموارد الجارية اللازمة لا نجاز العمليات المباشرة المرتبطة بتحقيق الأهداف التعليمية .وتشتمل الأموال الجارية على نوعين من الأموال احدهما غير مقيد والأخر مقيد. ويشتمل المال الجاري غير المقيد على الموارد المتاحة لتنظيم وتكون للإدارة الحرية في اتخاذ القرارات اللازمة بشان استخدامها بما يحقق الأهداف المخططة. إما المال الجاري المقيد فهو يشتمل على الموارد المتاحة للتنظيم ولكن تخضع لشروط اوقيود تفرض بواسطة أفراد أو تنظيمات أخرى وعادة ما تتعلق هذة الشروط بتقييد استخدام الموارد في نشاط معين أو مجال محدد. وحتى نلقي الضوء على أسلوب المحاسبة عن الأموال الجارية سنتناول بالتحليل والدراسة كيفية معالجة العناصر الأساسية التي تظهر في الموازنة التقديرية والقوائم المالية السنوية.
الموازنة وحسابات الموازنة :
تقوم الكليات والجامعات بإعداد موازنات تقديرية سواء تطلبها القانون أم لا باعتبار إن الموازنة أداة جيدة تساعد على الإدارة الناجحة. ولذلك فقد جرت العادة في كثير من الكليات والجامعات على تسجيل بيانات الموازنة في حسابات رقابة تعتبر جزاء من النظام المحاسبي . وإذا حصلت أحدى الكليات أو الجامعات على اعتمادات حكومية سواء لتمويل عملياتها الجارية أم الرأسمالية فمن الضروري أن تحصل على موافقة تشريعية على موازنتها السنوية وعندئذ يجب تطبيق كل الإجراءات المحاسبية المتعلق بالمال العام . وقد اقترحت الجمعية القومية لمديري إعمال الكليات والجامعات استخدام حسابات تختلف عن تلك المستخدمة في الأموال الحكومية كما هو موضح في القيد التالي :
الإيرادات غير المحققة
النفقات المقدرة
رصيد الموازنة غير المخصص .
الايرادات والمصروفات
أ‌- إيرادات الأموال الجارية:
إذا كانت الإيرادات متعلقة بالأموال الجارية غير المقيدة فهي تسجل وفقا لأساس الاستحقاق سواء تم استخدام الموازنة ام لااما إذا كانت الإيرادات متعلقة بالأموال المقيدة فلا يعترف بها إلا بعد تحقيق الشروط الموضوعة. ولا تتحقق هذة الشروط إلا عندما يتم إنفاق الموارد طبقا للقيود الموضوعة بمعرفة مقدم المنحة أو الوصية ولذلك عندما تتسلم الكلية أو الجامعة مالا مقيد يظهر كإضافات في قائمة التغيرات رصيد المال. ويتم الاعتراف بالمال كإيراد في الفترة التي تسدد فيها النفقات وبمبلغ يعادل هذة النفقات . وعموما يستخدم مصطلح الإيرادات في الأموال الجارية فقط ولذلك لا يظهر حساب إيرادات في أي نوع أخر من الأموال المستخدمة بواسطة الكليات والجامعات.
هذا وتتضمن إيرادات الأموال الجارية الرسوم الدراسية التي يدفعها الطلاب والاعتمادات المخصصة من الحكومة والمنح التي يقدمها الموطنون أو أي تنظيمات أخرى والدخل المحقق من أموال الأوقاف والدخل من الأنشطة الخدمية التي تقدم للطلاب والدخل من التنظيمات المعاونة . ويجب أن يمسك حساب إجمالي لكل نوع من هذة الإيرادات على أن يدعمه حساب فرعي . فعلى سبيل المثال يبوب حساب الرسوم الدراسية إلى عدة حسابات فرعية مثل رسوم الدورة الدراسية العادية ورسوم الدورة الصيفية وأي حسابات أخرى توفر معلومات مفيدة. وبسبب عدم تطابق كل من السنة المالية والسنة الدراسية فان الرسوم التي تحصل قرب انتهاء السنة المالية يجب أن ترتبط بدرجة كبيرة بالخدمات التي تقدمها الكليات في السنة المالية التالية. ووفقا لتوصيات المجمع الأمريكي للمحاسبين القانونين و الجمعية العمومية لمديري إعمال الكلية و الجامعة يجب الحاسبة عن كل من الإيرادات و النفقات إلي تخص فصلا دراسيا تمتد فترته بين سنتين ماليتين في السنة المالية التي تكون فيها فترة الدراسة أكثر من الأخرى . وإذا حصلت الكلية أو الجامعة على إيرادات لم تكتسب يجب أن تظهر في الميزانية العمومية باعتبارها إيرادات مؤجلة.

نفقات وتحويلات الأموال الجارية :
يتم المحاسبة عن نفقات الأموال الجارية وفقاً لأساس الاستحقاق ، وتبوب النفقات وظيفياً وإدارياً ووفقاً لنوع النفقات . فبالنسبة للتبويب الوظيفي يتم التمييز بين الوظائف الأساسية والوظائف المعاونة ، فالوظائف الأساسية تتضمن التعليم والبحوث والخدمات العامة والدعم الأكاديمي والخدمات الطلابية وتشغيل وصيانة العقارات والأجهزة والمنح التعليمية . أما الوظائف المعاونة فهي تتضمن توفير احتياجات الطلاب مثل التغذية والرعاية الصحية والترفيه الرياضي والثقافي . بالنسبة للتبويب الإداري ، فهو يتم عن طريق ربط نفقات كل وظيفة بالتنظيم الإداري القائم على إنجازها ، أما التبويب وفقاً لنوع النفقات فهو يتم عن طريق التمييز بين ما يدفع مقابل خدمات العاملين والمواد والمهمات والأجهزة والمعدات وقد يتضمن كل نوع من هذه الأنواع تبويبات فرعية وتفصيلية أخرى مما يوفر معلومات أكثر فائدة لأغراض التخطيط والرقابة . فعلى سبيل المثال يتم تبويب مقابل خدمات العاملين إلى بنود فرعية هي : الرواتب ، والمزايا العينية التي تقدم للعاملين وهكذا .
أما التحويلات بين الأموال الجارية والأموال الأخرى فيجب أن تسجل وتثبت في القوائم المالية بصفة مستقلة عن النفقات . وإذا كانت التحويلات الخارجة عن الأموال الجارية تزيد عن التحويلات الداخلة إليها يجب أن يكون العنوان الرئيسي في قائمة الإيرادات والنفقات هو " النفقات والتحويلات " .


نفقات وتحويلات الأموال الجارية :
يتم المحاسبة عن نفقات الأموال الجارية وفقاً لأساس الاستحقاق ، وتبوب النفقات وظيفياً وإدارياً ووفقاً لنوع النفقات . فبالنسبة للتبويب الوظيفي يتم التمييز بين الوظائف الأساسية والوظائف المعاونة ، فالوظائف الأساسية تتضمن التعليم والبحوث والخدمات العامة والدعم الأكاديمي والخدمات الطلابية وتشغيل وصيانة العقارات والأجهزة والمنح التعليمية . أما الوظائف المعاونة فهي تتضمن توفير احتياجات الطلاب مثل التغذية والرعاية الصحية والترفيه الرياضي والثقافي . بالنسبة للتبويب الإداري ، فهو يتم عن طريق ربط نفقات كل وظيفة بالتنظيم الإداري القائم على إنجازها ، أما التبويب وفقاً لنوع النفقات فهو يتم عن طريق التمييز بين ما يدفع مقابل خدمات العاملين والمواد والمهمات والأجهزة والمعدات وقد يتضمن كل نوع من هذه الأنواع تبويبات فرغية وتفصيلية أخرى مما يوفر معلومات أكثر فائدة لأغراض التخطيط والرقابة . فعلى سبيل المثال يتم تبويب مقابل خدمات العاملين إلى بنود فرعية هي : الرواتب ، والمزايا العينية التي تقدم للعاملين وهكذا .
أما التحويلات بين الأموال الجارية والأموال الأخرى فيجب أن تسجل وتثبت في القوائم المالية بصفة مستقلة عن النفقات . وإذا كانت التحويلات الخارجة عن الأموال الجارية تزيد عن التحويلات الداخلة إليها يجب أن يكون العنوان الرئيسي في قائمة الإيرادات والنفقات هو " النفقات والتحويلات " .

ثانياً : أموال الأقراض :
عادة ما يخصص مال لأقراض الطلاب لمساعدتهم على إكمال دراستهم ، وغالباً ما يقوم الطلاب بسداد هذه القروض بعد تخرجهم والتحاقهم بوظائف تسمح لهم بسداد هذه القروض ويتم توفير الموارد اللازمة لأموال الأقراض من عدة مصادر أهمها المنح والهبات ، والإيرادات التي تتولد من الأموال الموقوفة ، والمبالغ المحولة من أموال أخرى ، وكذلك القروض التي قد يتم الحصول عليها من أجهزة مصرفية لهذا الغرض . والهدف من تخصيص هذا المال هو أن يعمل ذاتياً ، فالأقساط التي تحصل من الطلاب ، وكذلك الفوائد التي تفرض عليهم تستخدم مرة أخرى في اقراض الطلاب الآخرين . هذا ومن المتوقع دائماً أن تكفي إيرادات المال لتغطية تكاليف إدارته بالإضافة إلى تغطية أي خسائر قد تنتج عن توقف بعض الطلاب عن سداد المستحق عليهم . وأهم مصادر هذه الإيرادات ، الفوائد التي تفرض على الطلاب مقابل القروض الممنوحة لهم ،
ويعتبروإيرادات استثمار جزء من موارد المال . ويتم المحاسبة عن هذا المال وفقاً لأساس الاستحقاق حيث تحمل كل فترة بالقروض والفوائد المشكوك في تحصيلها مقابل تكوين مخصص يظهر في الميزانية العمومية مطروحاً طرحاً شكلياً من هذه القروض .
ومن المعروف أن الموارد المخصصة لأغراض الأقراض قد تقدم إلى الكليات أو الجامعات مشروطة بقيود تحدد كيفية استخدامها ، وقد تقدم هذه الموارد بدون أية قيوم أو شروط وتترك لقرارات الإدارة المعنية . ولذلك نلاحظ في الميزانية العمومية الخاصة بأموال الأقراض ( نموذج 13/4 ) أنها تميز بين رصيد الأموال المقيدة ورصيد الأموال غير المقيدة . وعموماً يجب أن تفصح الحسابات والتقارير المالية بالتفصيل عن مدى الاستجابة لشروط مقدمي الأموال في حالة الأقراض المقيد . وأن تفصح أيضاً عن السياسات وقرارات الإدارة في حالة الأقراض غير المقيد . أما الإيرادات والإضافات إلى أموال الأقراض والنفقات والخصميات فستظهر في قائمة التغيرات في أرصدة أموال

ثالثاً : الأموال الموقوفة :
تشتمل الأموال الموقوفة على الموارد غير القابلة للانفاق والتي تستثمر أو يجب أن تستثمر لتحقيق دخل يستخدم في تحقيق أهداف التنظيم بصفة عامة إذا كان الوقف غير مقيد ، أو يستخدم الدخل في تحقيق غرض معين إذا كان الوقف مقيداً . وتعرف " الجمعية القومية لمديري أعمال الكلية والجامعة " NACUBU ، الأموال الموقوفة بأنها تلك الأموال التي يشترط فيها المانح أو الواهب أن لا يتم التصرف فيها . ولكن تستثمر بغرض انتاج دخل في الحاضر والمستقبل ، بحيث يتفق هذا الدخل أو يضاف على الأصل وفقاً للشروط التي يضعها المانح . وهناك نوع آخر من الأموال يطلق عليها " الأموال شبة الموقوفة " وهي تعرف أيضاً كالمال الموقوف باستثناء واحد وهو أن المانح يتخلى عن شرط عدم التصرف في الأصل ، ولذلك قد يسمح بانفاق كل أو جوء من الموارد المخصصة عند وقوع حدث معين أو بعد مرور فترة معينة . هذا ويتم إنشاء الأموال شبه الموقوفة بواسطة إدارة الكلية أو الجامعة للمحاسبة عن الموارد التي يحتفظ بها بغرض استثمارها . ولأن هذه الأموال تخصص بواسطة الإدارة ، فعندئذ يكون لهذه الإدارة الحرية في انفاق المبلغ الأصلي أو الدخل المتولد من استثماره . وطبقاً لهذا تعتبر الأموال شبه الموقوفة أموالاً غير مقيدة بصفة عامة . ( وإذا كانت الأصول المخصصة للأموال شبه الموقوفة مأخوذة من أموال مقيدة ، فعندئذ تعتبر الأموال شبه الموقوفة أموالاً مقيدة ) .
هذا وينبغي أن تتم المحاسبة وإعداد التقارير عن الأموال الموقوفة وشبه الموقوفة كل بصفة مستقلة

الأموال ذات الدخل المقيد في استخدامه في غرض معين ، والأموال ذات الدخل غير المقيد في استخدامههذا ويعالج الدخل المحقق من الأموال الموقوفة في حساب الإيرادات وفقاً لأساس الاستحقاق ، وعندئذ يجعل حساب دخل الأوقاف من " أموال جارية – غير مقيدة " دائناً – أما دخل الأوقاف القابل للانفاق في أغراض محددة بواسطة المانح فيفصح عنه في قائمة التغيرات في رصيد المال تحت عنوان " الإضافات " أموال جارية مقيدة . والمبالغ التي تنفق من دخل الأموال الموقوفة المقيدة تسجل دائنة في حساب دخل الأوقاف من أموال جارية مقيدة في الفترة التي يتم فيها الانفاق فعلاً ، أما المبالغ التي لم تنفق من دخل الأوقاف المقيدة فيجب أن تبقى في رصيد المال (أموال جارية مقيدة) حتى تعالج في الفترة التي تنفق فيها فعلاً . وينبغي أن تلاحظ أن الدخل من الأوقاف يعترف به في حسابات مال الوقف في حالة ما إذا كانت شروط المانح تستلزم إضافة الدخل إلى المبلغ الأصلي .

رابعاً : الأموال التي تحقق دخلاً للمانح :
يتكون هذا المال من نوعين :
الأول : أموال الدخل المحدد Annuity Funds
والنوع الثاني : أموال الدخل المحقق Life Income Funds ويستخدم النوع الأول للمحاسبة عن الموارد التي يقدمها فرد أو جهة معينة إلى كلية أو جامعة في شكل منحة ، ولكن بشرط أن تدفع هذه الكلية مبلغاً معيناً إلى المانح سنوياً لفترة معينة أو طوال حياته . أما النوع الثاني فهو يستخدم للمحاسبة عن الموارد التي يقدمها فرد أو جهة معينة إلى كلية أو جامعة في شكل منحة ، ولكن بشرط أن تدفع هذه الكلية الدخل المحقق إلى المانح لفترة من الزمن تكون غالباً طوال حياته . ونتناول كل نوع بالتفصيل على النحو التالي :
(1) أموال الدخل السنوي المحدد :
إن قبول هذا النوع من الأموال بواسطة التنظيمات التي تستهدف الربح يخضع لقواعد ونظم خاصة ، ففي الولايات المتحدة الأمريكية أصدرت مصلحة الضرائب قانوناً سنة 1969 ميلادية يحدد الشروط التي في ظلها يمكن إنشاء وإدارة هذا النوع من الأموال ، وينطوي ذلك على تحديد نوع الاستثمارات الواجب استخدامها في الأموال التي ينص عقدها على دفع مبلغ محدد إلى المانح . وعموماً إذا حصلت الكلية أو الجامعة على استثمارات في أوراق مالية من الموارد الممنوحة يجب أن تسجل في الدفاتر وفقاً للقيمة العادلة الجارية في تاريخ الحصول عليها ، أما الأصول أو الاستثمارات التي سوف تشتريها الكلية من المنحة فمن الطبيعي أن تسجل وفقاً لتكلفتها الفعلية . هذا ويجب أن تسجل أي التزامات مستحقة للغير على الأصول الممنوحة عند تسلمها ، وكذلك تسجيل القيمة الحالية للالتزام المتوقع دفعة سنوياً باستخدام جداول الحياة . فإذا كانت الالتزامات المسجلة – تزيد عن الأصول والمواد الممنوحة فعندئذ سوف تبدأ العمليات بعجز في رصيد المال ، ومن الطبيعي إذا زادت قيمة الموارد الممنوحة عن الالتزامات سوف يكون رصيد المال موجباً . ومن المنطقي أن قبول الكليات لأموال ذات رصيد سالب لا يحقق لها المنافع المرجوة . وقد جرت العادة عند عقد اتفاق على منحه من هذا النوع الاستعانة بخبرات المحاسب والمحامي والمدير وذلك حماية لمصالح كل من الكليات ومقدمي هذه المنح . علماً بأن تعريف " الدخل " في هذا المحاسبة ينبغي أن يتعرف بالدخل وفقاً لأساس الاستحقاق حتى يؤخذ استهلاك الأصول الممنوحة من الاعتبار ، بالإضافة للمصروفات الإدارية سواء أكانت مباشرة أم غير مباشرة .
هذا ويجب أن يحمل حساب الالتزامات بالمدفوعات السنوية ، بالإضافة إلى عمل تسوية دورية بين رصيد المال والالتزام لتسجيل المكاسب أو الخسائر التي قد تنتج من تعديل الالتزامات نتيجة أي تغير قد يطرأ على جدول الحياة ، أو التغير في معدل العائد على الاستثمار . وعند الانتهاء من الوفاء بالمدفوعات السنوية ، ينبغي تحويل الأصل الممنوح إلى المال المعين وفقاً لشروط العقد المبرم بين الكلية والمانح ، وإذا لم يذكر العقد نوع المال الذي تؤول إليه أصول وموارد المال يجب أن تحول إلى الأموال الجارية غير المفيدة ، مع الإفصاح عن ذلك حتى لا يعتقد قارئ القوائم المالية أن الكلية أو الجامعة حصلت على منحه جديدة .
(2) أموال الدخل المحقق :
إن الفرق بين هذا النوع من الأموال والنوع السابق ، إنه في " أموال الدخل المحقق " يشترط أن تدفع الكلية إلى المانح كل الدخل المحقق من الأصول الممنوحة لفترة محددة ، بدلاً من دفع مبلغ معين كما هو الحال في النوع السابق . ونظراً لأن المبلغ الذي سيدفع دورياً سوف يتغير من فترة لأخرى طبقاً للتغيرات التي تطرأ على الدخل المحقق من الأصول الممنوحة ، فليس هناك حاجة لحساب القيمة الحالية للمدفوعات المستقبلة . وطبقاً لهذا ، فإن الالتزامات في " أموال الدخل المحقق " تتكون من الدفوعات الجارية المستحقة ، والمبالغ المستحقة لأموال أخرى مقابل ما قد يكون سدد مقدماً للمانح . وكما هو الحال في النوع السابق ، تسجل الأصول الممنوحة وفقاً لقيمتها العادلة الجارية في وقت الحصول عليها ، أو بالتكلفة عند شرائها . ومن الطبيعي أنه في بداية التعاقد ، فإن القيمة التي تسجل في الجانب الدائن من حساب رصيد المال هي الفرق بين قيمة الأصول الممنوحة والالتزامات المرتبطة بها ، وبالنسبة للدخل المحقق سنوياً من استثمار الأصول الممنوحة يجب أن يسجل دائناً في حساب الالتزامات خلال فترة سريان العقد أما المكاسب أو الخسائر التي تحدث نتيجة بيع الاستثمارات ، فهي تعتبر تغيرات في رصيد المال ما لم ينص العقد المبرم على غير ذلك . وعند انتهاء سريان العقد المبرم بين الكلية والمانح يعالج الأمر بالطريقة التي أشرنا إليها في النوع السابق .
هذا وينبغي أن تتم المحاسبة بصفة مستقلة لكل من " أموال الدخل المحدد " و " أموال الدخل المحقق " حتى تكون إدارة الكلية أو الجامعة قادرة على متابعة مدى الوفاء بالالتزام وفقاً لشروط كل نوع من هذه الأموال . ومن الناحية العملية قد تفضل إدارة الكلية تجميع كل الموارد المخصصة للاستثمار من الأموال المختلفة لتشرف عليها إدارة متخصصة بغرض تحقيق أفضل منفعة من هذه الاستثمارات ، وسنناقش في الفصل التالي خصائص هذا النوع من الاستثمار المشترك لمجموعة من الأموال . وعلى الرغم من المحاسبة بصفة مستقلة لكل من " أموال الدخل المحدد " ، و " أموال الدخل المحقق " إلاّ أنه يجب إدراجهما في الميزانية العمومية تحت عنوان واحد هو " الأموال التي تحقق دخلاً للمانحين " كما هو موضح في النموذج 13/8 . أما إذا كانت الأهمية النسبية لهذه الأموال ليست كبيرة فيمكن عندئذ إدراجها ضمن " أموال الأوقاف " . وإذا كانت عمليات أموال الدخل المحقق تنطوي على نشاط تجاري فيكون من الملائم إعداد قائمة للدخل . أما إذا كانت عمليات هذه الأموال أقل تعقيداً فيمكن استخدام قائمة التغيرات في أرصدة المال كما هو موضح بالنموذج 13/9


خامساً : أموال الوكالة :
كما هو الحال في التنظيمات الحكومية ، تعمل الكليات والجامعات كوكيلة عن الآخرين لتحصيل الموارد والمحافظة عليها ثم تسديدها إلى الأطراف المعنية . ومثل هذه الأنشطة يتم المحاسبة عنها بواسطة أموال الوكالة . ونظراً لأن الأصول والموارد التي يعهد بها إلى الكليات والجامعات كأموال وكالة تبقى لديها فترة طويلة بالمقارنة بأموال الوكالة التي يعهد بها إلى التنظيمات الحكومية ، فإن أموال الوكالة في التنظيمات الجامعية قد تتضمن استثمارات مؤقتة بالإضافة إلى النقدية والحسابات المدينة الأخرى ، والمبالغ المستحقة للأفراد أو الجهات التي تعمل الكلية أو الجامعة كوكيل مالي عنهم . فضلاً عن ذلك تضاف المكاسب المحققة من الاستثمارات المؤقتة إلى حساب الالتزام الملائم ، وطبقاً لذلك نجد أن إجمالي الأصول يساوي إجمالي الالتزامات ولا يوجد رصيد للمال .
وتفصح الميزانية العمومية كما تظهر في النموذج 13/10 عن أصول والتزامات أموال الوكالة . ويوصي المجمع الأمريكي للمحاسبين القانونيين AICPA أنه بسبب عدم وجود حساب لرصيد أموال الوكالة ، فلا يستلزم الأمر الإفصاح عن الإضافات والتخفيضات التي قد تطرأ على هذه الأموال خلال العام في قائمة التغيرات في أرصدة الأموال باعتبار أنها لا تخص الكلية . وطبقاً لذلك ، فإن التغيرات في أموال الوكالة خلال العام لا يفصح عنها في أي قائمة من القوائم المالية الأساسية . ولذلك يكتفي بإعداد تقارير خاصة عن كل مال ترسل إلى من يمتلك الأصول أو الموارد المعهود بها إلى الكلية أو الجامعة .

سادساً – أموال الأصول الرأسمالية :
تتكون هذه الأموال من أربعة أنواع من الأموال ، حيث يشتمل النوع الأول من الأموال علي الموارد التي تخصص للحصول علي أصول طويلة الأجل للأغراض التعليمية ويطلق عليها " أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف " ويشتمل النوع الثاني علي الموارد التي تخصص لتجديد إحلال الأصول الموجودة ويطلق عليها [ أموال التجديدات والإحلال ] ** ويشتمل النوع الثالث علي الموارد التي تخصص لسداد الالتزامات المتعلقة بشراء الأصول أو تجديدها ويطلق عليه (( أموال سداد الالتزامات )) ** ، وهو يشبه أموال خدمة الدين المستخدم في التطبيقات الحكومية . أما النوع الرابع فهو يخصص لإثبات العقارات والأجهزة والمعدات المتاحة فعلاً والتي تستخدمها الكلية أو الجامعة ، ويطلق عليها " الاستثمار في الأصول الرأسمالية " **** ولا يشتمل هذا المال علي الأصول والموارد المتعلقة الموقوفة أو الأموال التي تحقق دخلاً للمانحين .
وعلي الرغم من التمييز بين أنواع الأموال الأربعة إلا أنه يمكن إدماجها في ميزانية عمومية موحدة مع الإفصاح عن رصيد كل نوع علي حدة .
وهناك بديل ثان ، يري إمكانية الجمع بين الأموال الثلاثة الأولي علي أن يفصح عن المال الرابع بصفة مستقلة ، كما هو موضح بالنموذج 13/11 وقد طبق نفس الأسلوب في قائمة التغيرات في أرصدة الأموال كما هو موضح بالنموذج 13/12
وفيما يتعلق بالمشروعات تحت التنفيذ تتعدد الآراء بشأن تبويبها ، فبينما يري المجمع الأمريكي للمحاسبين القانونيين تبويبها ضمن الأموال تحت الصرف، نجد أن الجمعية القومية لمديري الأعمال تري تبويبها ضمن أموال التجديدات والتحسينات .
والموارد الشائعة لأموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف ، وأموال التجديد والإحلال وأموال سداد الالتزامات هي :
• الأموال المخصصة من جهات خارجية .
• الرسوم المحصلة من الطلاب ، والضرائب المفروضة والمقيدة لأغراض تمويل أصول رأسمالية أو خدمة الدين المرتبط بها .
• التحويلات من أموال أخري سواء أكانت إجبارية أم غير إجبارية .
• الاقتراض من مصادر خارجية لأغراض الحصول على أصول رأسمالية .
• الاقتصار ضمن أموال أخرى .
• الدخل وصافي المكاسب من الاستثمارات المقيدة أو غير المقيدة .
إن الأصول السائلة التي تكون مقيدة بواسطة المانح أو أي أطراف خارجية لأغراض تمويل الأصول الرأسمالية ، بالإضافة إلى رسوم الطلاب الموضحة في البند الثاني من المصادر الموضحة آنفاً ، يجب أن تسجل مباشرة في نوع المال الملائم ولا ينبغي إدراجها في الأموال الجارية . والأصول السائلة التي تحول إلى أموال الأصول الرأسمالية لأغراض تحددها الإدارة تعتبر موارد مقيدة لأن مجلس الإدارة قد يغير الأغراض أو يحول الموارد إلى نوع آخر من الأموال . إن التمييز بين الموارد المقيدة والموارد غير المقيدة ينبغي أن يتم في حسابات أموال الأصول الرأسمالية حتى يمكن تحويل أي جزء من الموارد يكون زائداً عن الحاجة في تحقيق أية أغراض أخرى . ونتناول فيما يلي كل نوع من الأموال الفرعية المتعلقة بأموال الأصول الرأسمالية :
(1) أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف :
قد يتضمن هذا النوع من الأموال عناصر عديدة منها النقدية ، والاستثمارات وحسابات المدينين ، ثم المشروعات تحت التنفيذ ، وقد تتكون الالتزامات من الموردين والأذون تحت الدفع والسندات ، وأي التزامات أخرى لتمويل الحصول على أصول طويلة الأجل ، ويجب إمساك حسابات مستقلة لرصيد المال توضح كلاً من الموارد المقيدة والموارد غير المقيدة . وإذا تمت المحاسبة عن المشروعات تحت التنفيذ خلال هذا المال ، بدلاً من مال التجديدات والإحلال ، يجب الإفصاح عن الارتباطات المعلقة في نهاية السنة المالية كتخصيص من رصيد المال ، أو قد يفصح عنها في شكل ملحوظة تكتب أسفل الميزانية العمومية . ومن الطبيعي أن يمسك دفتر أستاذ فرعي لكل مشروع لأغراض المحاسبة والرقابة . وفي نهاية السنة المالية قد تحول النفقات وما يرتبط بها من التزامات ورصيد المال إلى مال الاستثمارات في أصول رأسمالية ، وقد يؤجل هذا التحويل حتى يتم الانتهاء من المشروع . وإذا كانت هناك نفقات مشروعات لم ترسمل يجب إقفالها في رصيد مال الأصول الرأسمالية تحت الصرف .
(2) أموال التجديدات والإحلال :
إن التمييز بين الإضافات والتحسينات ( التي يتم المحاسبة عنها بواسطة أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف ) ، والتجديدات والإحلال ( التي يتم المحاسبة عنها بواسطة أموال التجديدات والإحلال ) يكون واضحاً في بعض الحالات وقد يكون غامضاً في البعض الآخر فقد يرسمل جزء من التجديدات والإحلال باعتبارها إضافات إلى الأصول الرأسمالية . والجدير بالذكر أن التفرقة بين هذه المفاهيم سبق دراستها في المحاسبة المالية ولا يوجد داع لتكرارها هنا . ونوجه النظر إلى أن المحاسبة في أموال التجديدات والإحلال تتم بالطريقة نفسها التي تستخدم في أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف .
(3) أموال سداد الالتزامات :
قد يتضمن هذا النوع من الأموال عناصر أصول مثل ، النقدية والاستثمارات والإيداعات ، وحسابات المدينين وأوراق القبض ، والمبالغ المستحقة من أموال أخرى . وكل هذه العناصر تكون مقيدة ومخصصة لغرض خدمة الدين المتعلق بأموال الأصول الرأسمالية . أما الالتزامات فهي تتكون من حساب الموردين وأوراق الدفع وأي أعباء أخرى ، بالإضافة إلى المستحق لأموال أخرى . أما ونفقات هذا المال التي تؤدي إلى تخفيض الالتزامات تمثل زيادة في استثمارات الكلية أو الجامعة في الأصول الرأسمالية ، ولذلك يجب تسجيل هذه الاستثمارات في مال الاستثمارات كنتيجة لتخفيض حسابات الالتزامات بذلك المال وزيادة في صافي المستثمر في الأصول الثابتة .
(4) الاستثمار في أصول رأسمالية :
إن الاستثمار في الأصول الرأسمالية سواء أكانت عقارات أم أجهزة تعتبر استثمارات ما عدا العناصر المتعلقة بأموال الوقف وما شابهها ، وكذلك المتعلقة بأموال الدخل المحدد أو الدخل المحقق . وتسجل الأصول الرأسمالية بتكلفتها أو بالقيمة العادلة الجارية في تاريخ الحصول عليها إذا كانت منجة أو هبة . وإذا كانت سجلات التكلفة التاريخية غير متاحة يمكن تسجيل الأصول بتكلفة تقديرية . هذا ويجب الإفصاح في الميزانية العمومية عن الأساس المستخدم في التقويم . وطبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها في مجال الجامعات والكليات لا يستلزم الأمر حساب استهلاك الأصول الرأسمالية ، ومع ذلك يسمح بحساب هذه الأعباء سنوياً بجعل حساب رصيد مال الاستثمار في أصول رأسمالية مديناً ، وحساب مجمع الاستهلاك دائناً في نفس المال . أما حسابات الالتزامات في هذا المال فقد تتضمن كل الالتزامات المتعلقة بالأصول الرأسمالية مثل حسابات السندات ، والأذون مستحقة الدفع ، والمستحق لأموال أخرى إذا كانت مرتبطة بالحصول على أصول ثابتة أو تجديدها أو إحلال بديل لها . وفي حالة زيادة قيمة الأصول الثابتة عن الالتزامات المرتبطة بها يسجل الفرق في حساب صافي الاستثمار في أصول رأسمالية .
هذا ونوضح في الجزء التالي العمليات المالية التي قد تحدث في الأموال الرأسمالية التي تستخدمها الكليات والجامعات .
(5) مثال توضيحي عن أموال الأصول الرأسمالية :
أ – يعتبر الحصول على الأصول الثابتة عن طريق المنح أو الهبات من أسهل الطرق وأيسرها . فإذا فرضنا أن إحدى الكليات تلقت منحة على شكل قطعة أرض وعليها مبنى ، حيث قدرت قيمة الأرض بمبلغ 50.000 ريال ، وقيمة المباني بمبلغ 250.000 ريال فعندئذ يسجل القيد التالي في أموال مستثمرة في أصول رأسمالية على النحو التالي :
50.000 حـ/ الأراضي
250.000 حـ/ المباني
300.000 حـ/صافي الاستثمار في الأصول الرأسمالية
ب – وإذا كانت المنحة في شكل نقدية ، بحيث يجب استخدامها في شراء ميني ، ففي هذه الحالة يجري القيد في أموال أصول رأسمالية تحت الصرف على النحو التالي :
300.000 حـ/النقدية
300.000 حـ/رصيد مال أصول رأسمالية تحت الصرف – مقيدة
ج – إذا افترضنا أن المبلغ السابق تم استخدامه في شراء مبان فعندئذ يجب أن تسجل العملية في كل من أموال أصول رأسمالية تحت الصرف ، والمستثمر في أصول رأسمالية كما يلي :
أ – القيد في أموال أصول رأسمالية تحت الصرف :
300.000 حـ/رصيد مال الأصول الرأسمالية تحت الصرف – مقيدة
300.000 حـ/النقدية
ب – القيد في أموال الاستثمار في أصول رأسمالية :
50.000 حـ/الأراضي
250.000 حـ/المباني
300.000 حـ/صافي الاستثمار في أصول رأسمالية
د – عند تحويل مبلغ 80.000 ريال نقداً من أموال جارية غير مقيدة إلى أموال أصول رأسمالية تحت الصرف تسجل العملية بالقيدين التاليين :
القيد في الأموال الجارية – غير مقيدة :
80.000 حـ/المحول إلى أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف
80.000 حـ/النقدية
القيد في أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف :
80.000 حـ/النقدية
80.000 حـ/رصيد أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف غير مقيد
وعند شراء أصل معين يستلزم الأمر إجراء قيدين في كل من أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف وأموال الاستثمار في الأصول الرأسمالية . وفقاً لما سبق توضيحه في البند الثالث الموضح آنفاً .
هـ - وإذا تعلق الأمر بشراء آلة جاهزة من الأموال الجارية غير المقيدة لا يستلزم الأمر تسجيل العملية في حساب أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف ، ما دام الأمر ينطوي علي عملية واحدة نتيجة الدفع مباشرة من الأموال الجارية . وعندئذ تسجيل المدفوعات كنفقات في المال الجاري مقابل إثباتها في مال الاستثمار في الأصول الرأسمالية .
فإذا افترضنا أنه تم شراء سيارة بمبلغ 20.000 ريال سددت من المال الجاري غير المقيد تسجل العملية كما يلي :
هـ/1 القيد في الأموال الجارية – غير المقيدة .
20.000 حـ/النفقات
20.000 حـ/النقدية
هـ / 2 القيد في أموال الاستثمار في الأصول الرأسمالية :
20.000 حـ/السيارات
20.000 حـ/صافي الاستثمار في الأصول الرأسمالية .
و- والأسلوب الثالث الشائع لزيادة موارد الكليات والجامعات يتم عن طريق إصدار السندات فإذا حصلت إحدى الكليات على أصل معين عن طريق إصدار سندات فستتبع نفس الإجراءات المستخدمة في التنظيمات الحكومية . فاذا أصدرت إحدى الكليات سندات بمبلغ خمسة مليون ريال ، فستسجل العملية على النحو التالي :
5.000.000 حـ/النقدية
5.000.000 حـ/ السندات
ز – وإذا كانت حصيلة السندات لا تكفي لتمويل الأصل أو الأصول المطلوبة ، يغطي الفرق بواسطة أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف ، أو عن طريق التحويل من الأموال الجارية . وإذا تمت المحاسبة عن تكاليف المشروعات تحت التنفيذ بواسطة أموال الأوصل الرأسمالية تحت الصرف ، يجب أن تسجل العملية على النحو التالي بفرض أن المبلغ المنصرف قدره خمسة ملايين ريال .
القيد في أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف :
5.000.000 حـ/المشروعات تحت التنفيذ
5.000.000 حـ/النقدية
ح – عند الانتهاء من المشروع ، تحول التزامات السندات من أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف إلى أموال الاستثمار في الأصول الرأسمالية حتى يعرف مستخدمو القوائم المالية أو حصيلة السندات لم تعد تحت الصرف ، وإنما تم استثمارها فعلاً . وهكذا ، تسجل القيود التالية في نهاية السنة المالية أو عندما يكتمل المشروع على النحو التالي :
ح/1 القيد في أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف :
5.000.000 حـ/السندات
5.000.000 حـ/المشروعات تحت التنفيذ
ح/2 القيد في أموال الاستثمار في الأصول الرأسمالية :
5.000.000 حـ/الأصول ( وفقاُ لأنواعها )
5.000.000 حـ/السندات
ط _ أما المحاسبة عن سداد السندات السابقة ، فهي لا تتم بالطريقة المتبعة في التنظيمات الحكومية . فعند تخصيص مبلغ السداد جزء من السندات بسجل علي النحو التالي:
ط/1 القيد في الأموال الجارية _ غير المقيدة
50.000 حـ/المحول إلي أموال سداد الالتزامات
50.000 حـ/النقدية
ط/2 القيد في أموال سداد الالتزامات :
50.000 حـ/النقدية
50.000 حـ/رصيد مال سداد الالتزامات
ي _ وعند رد سندات قيمتها الاسمية 100.000 ريال تسجل علي النحو التالي :
ي/1 القيد في أموال سداد الالتزامات :
100.000 حـ/رصيد مال سداد الالتزامات
100.000 حـ/النقدية
ي/2 القيد في أموال الاستثمار في الأصول الرأسمالية :
100.000 حـ/السندات
100.000 حـ/صافي الاستثمار في الأصول الرأسمالية
ك _ ومع أن الكليات والجامعات تعتمد بصفة أساسية علي المنح والهبات لتمويل عمليات الإضافة والإحلال للأصول الرأسمالية ، إلا أنها قد تعتمد جزئيا علي بعض التحويلات من الأموال الجارية غير المفيدة كما هو موضح في القيد التالي :
ك/1 القيد في الأموال الجارية غير المقيدة :
60.000 حـ/المحول إلي أموال التجديدات والإحلال
60.000 حـ/النقدية
ك/2 القيد في أموال التجديدات والإحلال
60.000 حـ/النقدية
60.000 حـ/رصيد مالي التجديدات والإحلال
وإذا كان المبلغ المحصل لشراء الأصول الثابتة كبيراً ، أو إذا كان هناك فترة من الزمن بين الحصول علي الموارد واستخدامها ، يجب علي الإدارة استثمارها في أوراق مالية جديدة . ويصدق نفس القول علي النقدية المحولة إلي أموال الأصول الرأسمالية تحت الصرف وأموال سداد الالتزامات . وفي كل حالة يجب أن تضاف المكاسب المحققة من الاستثمار الي رصيد المال المختص .
سابعا - استهلاك الأصول الرأسمالية :
قد يوجد لدي الكليات والجامعات ثلاثة أنواع

الباب الرابع
الحسابات الختامية

الحساب الختامي للدولة : هو حساب يتضمن كافة مبالغ الاستخدامات الفعلية والايرادات الفعلية عن السنة المالية المنتهية ومايترتب عليهما من فائض أو عجز نقدي . ويعد من أحد القوائم المالية الهامة التي تقوم الحكومة باعدادها.
ويتم اعداد الحساب الختامي الذي هو تقرير سنوي يعكس عمليات تنفيذ الموازنة العامة وفقا لما تقضي به اللوائح والأنظمة والتعلينات المالية. وليظهر ما للدولة من حقوق وماعليها من التزامات، فإذا كان الفرق بين ايرادات الدولة ومصروفاتها موجبا تكون الدولة قد حققت وفراً (زيادة في الاصول) ويكون عند ذلك رصيد الحساب الختامي دائناً، وعلى العكس تكون الدوولة قد حققت عجزاً (نقصا في الاصول) إذا كان الفرق بين اليرادات والمصروفات سالباً وبذلك يكون رصيد الحساب الختامي مديناً.
وتعد الحسابات الختامية وفقاً لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها وهي :
مبدأ الاستمرارية مبدأتحقيق الربح
مبدأ تحقيق الربح مبدأ الحيطة والحذر
التقويم وفقاً لمبدأ التكلفة التاريخية
سبب تسمية الحسابات الختامية بهذا الاسم:

لأنها تبين النتيجة النهائية أو الختامية للدولة أو المنشأة، أو لأنها تقفل في نهاية العام (السنة المالية)، أو لهذين السببين معاً.

معادلة الحساب الختامي:
المصروفات + الأرصدة المدينة المدورة للعام القادم – الأرصدة المدورة من العام الماضي =
الايرادات + جاري المالية + المستحقات العامة (الدائنة) + الأرصدة الدائنة المدورة للعام القادم – الأرصدة الدائنة المدورة من العام الماضي




مشاكل إعداد الحساب الختامي:

 عدم مطابقة الحسابات الجارية لبعض الوزارات بدفاتر وزارة المالية مع حـ / جاري وزارة المالية بدفاتر هذه الوزارات.
 عدم مطابقة حسابات وتسوية المستحقات العامة بين بعض الوزارات .
 تضخم حسابات العهد والأمانات وعدم تصفيتها اولاً بأول .
 ارتباك حسابات السلف المستديمة في بعض الوزارات نتيجة لعدم اتباع النظام المحاسبي .
 ضعف المستوى الفني للعملين بالشؤون المالية بالوزارات والمصالح.
 تاخر مؤسسة النفد ووزارة المالية في إرسال الإشعارات.
 ضغط العمل على الممثلين الماليين نتيجة للنقص الشديد عي عدد الممثلين.


هناك عدة مزايا تتحقق بعمل الحساب الختامي للدولة منها:

 تقييم انجازات الحكومة وبيان مدى تحقيق اهدافها.
 اظهار المركز المالي للدولة وماتحقق من فائض أو عجز نقدي.
 يحقق احكام الرقابة على تنفيذ الموازنة العامة للدولة.
 التعرف على التجاوزات التي تمت على المخصصات.

مرفقات الحساب الختامي لكل وزارة أو مصلحة:

 كشوف بأرصدة المبالغ المتعلقة بحسابات الامانات والعهد مع بيان طبيعة كل مبلغ وتاريخه وذكر الأسباب التي منعت تسويته.
 مصادقات الجهات الحكومية التي لها حساب جاري مع تلك الوزارة بصحة الأرصدة النهائية لهذه الحسابات في نهاية السنة المالية .
 صدور شهادات المصارف والمؤسسات عن المبالغ التي قد تكون مودعة لديها لحساب الوزارة بتاريخ آخر يوم من السنة المالية .
 نسخة من محاضر جرد الخزائن والصناديق فيآخر يوم من السنة المالية .
 اقرار بإجراء الجرد السنوي لمستودعات الوزارة أو المصلحة وبأن نتيجته قد أرسلت إلى وزارة المالية .

كيفية اعداد الحساب الختامي للدولة ( المملكة العربية السعودية ) :

يبدأ الحساب الختامي للدولة بمذكرة ايضاحية يبين فيها ماقدر للايرادات وما حصل منها وماقدر للمصروفات والمبالغ الفعلية التي تم انفاقها ، ثم النتيجة النهائية للحساب الختامي وكيفية تسوية العجز أو الفائض وغالباً مايتم ذلك عن طريق الإحتياطي العام . ويتبع ذلك كشف تفصيلي بخصوص مفردات ايرادات ومصروفات الميزانية .
وحتى يسهل التحقق من توازن الحساب الختامي لكل وزارة أو مصلحة فإنه من الأفضل لشعبة الحسابات الختامية من وزارة المالية اعداد التقرير النهائي الذي يتعين ارفاقه بالحساب الختامي العام للمملكة .
وبعد الإنتهاء من إعداد ملخصات الحسابات الختامية لجميع الوزارات والمصالح يمكن تجميعها في ملخص واحد يمثل جميع الوزارات والمصالح.
وتقوم وزارة المالية برفع الحساب الختامي بعد الإنتهاء من اعداده إلى مجلس الوزراء في موعد لايتعدى الشهر الرابع من السنة التالية كما ترسل صورة منه إلى ديوان المراقبة العامة ليتسنى له تقديم تقرير عنه .


العلاقة بين الحساب الختامي والموازنة العامة :

الحساب الختامي : يعبر عن الايرادات الفعلية والنفقات الفعلية للدولة عن السنة المنصرمة . أي بيان لحسابات الموازنة ونتيجة تنفيذها عن السنة المالية المعنية وفق الأسس والمعايير المعتمدة .
مفهوم الموازنة العامة : البرنامج أو الخطة السنوية للدولة عن سنة مالية مقبلة تتضمن الإيرادات المقدرة المنتظر تحصيلها وكذلك النفقات المقدرة المرخص بالصرف في حدودها من أجل تحقيق اهداف هذه الخطة .

أوجه الشبه بينهما :
 يتم اعداد الحساب الختامي والمةازنة العامة عن سنة مالية تبدأ في 1/1 وتنتهي في 31/12 .
 يتم إعداد كل منهما من قبل وزارة المالية باعتبارها السلطة المركزية
 يتم عرض كل منهما على السلطة التشريعية لأغراض الرقابة وتقييم أداء السلطة التنفيذية .
 يتم استخدام تصنيف موحد للحسابات لكل من حسابات الحساب الختامي و حسابات الموازنة العامة .

أوجه الاختلاف :
 أرقام موازنة الدولة هي أرقام تقديرية أما أرقام الحساب الختامي فهي أرقام فعلية .
 يتم إعداد الموازنة العامة عن سنة مالية قادمة في حين أن إعداد الحساب الختامي عن سنة مالية منصرمة .
 يتم إصدار الموازنة العامة بموجب قانون في حين لايتطلب اصدار الحساب الختامي ذلك .


الرابط التالي به المستندات

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

منقول من الأول حتى النهاية

مرحبا بعودتك باسم

جزاك الله حيرا على الموضوع

صحيح طويل بس شااااااااااااااااامل

نورتنا اخي

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]




نورتي ياسمين اهلا فيك