أخطاء المدراء في الإدارة

أخطاء المدراء في الإدارة

كلنا ذو خطأ ولكن من منا يتعظ بغيره لذا سأسرد لكم بعض الأخطاءالتي قد تقع من بعض المدراء حتى نبتعد عنها ونتوخى الحذر

فمن أسوأ عيوبوأخطاء المديرين إدارتهم لأعمالهم من مكاتبهم فقط والاعتماد على التقارير التي ترفعإليهم عن سير العمل بل وإطلاق الثقة في هذه التقارير واعتمادها كمصدر وحيد عنداتخاذ القراراتفيدير المدير إدارته من برج عاجي، يسمى حجرة مكتب المدير العام وإذارفعت إلى شكوى أو ملاحظة بغير ما يعلم عن مؤسسته اتهم قائلها بالبعد عن الحقيقة، بلوأحيانا يتهم القائل بأنه مغرض، وأحيانا يسفه رأيه ويضع على الناصح له دوائر حمراء،ولا يدري أن العيب فيه هو وليس في الناصح له، وهو لا يفكر مطلقًا في النزول إلىمواقع العمل ليرى كل شيء على طبيعته، ويحدث لا محالة انفصال تام بين الإدارة منناحية وبين العمل والمرؤوسين من ناحية أخرى، ولا يكتشف المدير تلك المشكلة الكبيرةإلا بعد وقوع كارثة يكون أي المدير أكبر ضحاياها، ولذا وجب على كل مدير أنينتبه إلى ذلك الخلل في إدارته قبل وقوع الكارثة. وهذا الكتاب ينبه المديرين إلىذلك الخلل، والكتاب بعنوان }جمبا كايزون{، وهما كلمتان يابانيتان، و'جامبا' هيإدارة المكان، وهي تعني أن الإدارة تكون في الموقع الفعلي للأحداث، ولا تنفصل عنه،و'كايزون' هي إدارة الزمان، وهي تعني التطوير المستمر للعمل لتخفيض التكاليف ورفعالإنتاجية. وهذا الأسلوب الياباني يتلخص في عدة نقاط أساسية:

أولاً: إذا حدثت مشكلة انزل فورًا إلى موقع الحدث فتواجدك السريع في موقع الحدث أو المشكلةيقضي على 50% منها؛ لأن المدير الناجح بيده كل مفاتيح الحسم فينبغي ألا يغيب عنموقع الحدث، وإياك أن تعتمد على التقارير؛ لأنها عادة ما تكون متحيزة إلى أحد وجهتيالنظر، وإذا اعتمدت عليها وحدها فلن تأخذ قرارًا إلا لتأييد وجهة النظر الموجودة فيالتقارير، أما وجهة النظر الأخرى والتي قد تكون هي الأصوب لن تتفهمها أو تقتنع بهالأنك من الأصل لم تسمعها.

وهذا رسول الله e انظر كيف كان يتعامل مع أصحابهفي حل المشاكل: كان دائمًا في موقع كل الأحداث يعيش مع أصحابه كل مشكلاتهم ويتدخلفي حل المشكلة بسرعة. فذات يوم حدث خلاف بين أبي ذر الغفاري وكان حديث عهدبالإسلام وبين بلال بن رباح، فقال أبو ذر رضي الله عنه لبلال: يا ابن السوداء. ولك أن تتخيل لو أن هذه المشكلة تركت ليوم واحد فقط في مجتمع عربي يأبى الذلوالخنوع ربما حدثت مشكلة لن يستطيع أحد أن يحلها، ولكن الرسول e تدخل سريعًا وقاللأبي ذر: »إنك امرؤ فيك جاهلية« وهنا يشعر أبو ذر بالخطأ ويهدأ بلال لأن القيادةأحيطت علمًا وهو يثق في قيادته أنها تستطيع أن ترد له حقه وبالفعل يشعر أبو ذربالندم ويضع خده على الأرض ويطلب من بلال رضي الله عنه أن يطأ بقدمه على خده ويصفحعنه، ولكن بلالاً يرفض ويرفع أخاه ويقبله. إننا لا ننكر حسن أخلاقهم رضي الله عنهمأجمعين، ولكن شاهدنا هنا تواجد القيادة السريع في موقع الحدث.

وحدث آخر: كان رسول الله e بعيدًا عنه ثم سمع به فانظر ماذا فعل e ؟ يذهب رجلان إلى بئر لسقيالماء كعادتهم كل يوم؛ جهجهاه الغفاري وهو مولى لعمر بن الخطاب أي هو منالمهاجرين ووبر بن سنان من الأنصار ، وأدلى كل منهما دلوه في الماء فاشتبكاكل منهما يريد أن ينزع دلوه أولاً، وكما رأيت إنها مشكلة بسيطة جدًا ولا تحتاج إلىتدخل، ولكن انتظر ولا تتعجل. اشتبك الرجلان وهذا من نزغ الشيطان ولطم كل منهماالآخر، فتصايحا فقال المهاجري: ياللمهاجرين. وقال الأنصاري: ياللانصار. فجاءالمهاجرون ينتصرون للمهاجري الذي ضرب، وجاء الأنصار لنصرة الأنصاري الذي ضرب، وكليرى صاحبه هو صاحب الحق، وهنا تضخمت المشكلة، فالمهاجرون والأنصار يرفعون السيوف لالقتال عدو ولكن لقتال بعضهم بعضًا، ويسمع بتصايحهم النبي e فماذا يفعل؟ يذهب مسرعًاإليهم في مكان اجتماعهم، وهو في الطريق يسمع المنافق عبد الله بن أبي بن سلول يقول: أوَقد فعلوها، لقد نافرونا وكاثرونا، إنما مثلنا ومثلهم ما قال الأول يعني: علىرأي المثل سمِّن كلبك يأكلك. وفهم الرسول e أنه وصحابته المهاجرون هم المقصودونبهذا السباب، ولكنه لم يتوقف، ووصل إلى المهاجرين والأنصار في سرعة بالغة قبل أنيحدث شيء بينهم، ووقف بينهم قائلاً: »الله الله، أبدعوى الجاهلية وأنا بين أظهركم؟! دعوها فإنها منتنة« ، فعاد الصحابة إلى رشدهم، وعلموا أن الشيطان ينزغ بينهم. لمينتظر رسول الله e أن يُرفع إليه تقرير عن المشكلة، ويشكل لجنة تفحص المشكلة،ثم...، ثم...، ثم...، وأيضًا لم يتوقف للسباب الذي سمعه، بل مضي في طريقه لاجتثاثجذور المشكلة فبل نموها واستفحالها.

ثانيًا: قسم عملك إلى أربعةمراحل:

1 خطط

2 طبق

3 راجع

4 طور

* هذههي دورة أي عمل ناجح:

1 تخطيط: أي وضع القواعد التي يتعامل بها العاملونمع المشكلات، ووضع حلول لها، ووضع العوامل التي تذلل العقبات من طريق العمل من أجلالوصول إلى الهدف المنشود، مهما قل أو عظم ذلك الهدف لابد من مرحلة التخطيط له.

2 تطبيق: وفيه تنزل الخطة والأهداف للمرؤوسين لتفيذها بدقة بالغة حسبالمتفق عليه، ولا يسمح بالاجتهاد إلا في الأمور التي يصح فيها الاجتهاد الشخصيكالأمور البسيطة التي لم ترد في الخطة.

3 مراجعة ومراقبة التنفيذ، فلايكتفي المدير بوضع الخطط والأمر بتنفيذها فقط ثم الاعتماد بعد ذلك على التقاريرالمتدفقة عليه التي تخبره بأن العمل يسير وفق الخطة الموضوعة وأن كله تمام كلا،بل يجب عليه أن يتابع سير العمل هل يسير حسب الخطة الموضوعة أم لا؟ ورحم الله عمربن الخطاب حينما قال لمن حوله من أصحاب النبي e ذات يوم في خلافته رضي الله عنه »أرأيتم لو تخيرت أفضلكم ووليته على عمل ثم أمرته ونهيته أكنت أديت ما علي؟ قالوا: نعم. قال: لا، حتى انظر في أمره أأدى ما أمرته به وانتهى عما نهيته عنه أم لا؟« . هذه هي المراجعة والمراقبة، فلا يكفي وضع خطة جيدة ولا الأمر بتنفيذها فقط، بل يجبالمراجعة للتأكد من سير العمل وفق ما خطط له، فما أكثر الخطط الجيدة التي وضعت ثمذهبت أدراج الرياح لأن من وضعوها وأمروا بتنفيذها اكتفوا بالمقاعد الوثيرة، ولميكلفوا أنفسهم عناء المتابعة، ففشلت الخطط العظيمة، فكان أصحابها الذين أمضواالليالي الطوال في إعدادها هم أول من دق مسمارًا في نعشها بعدم متابعتهم لها.

4 بعد المراقبة والمراجعة والتقييم للخطة تأتي مرحلة التطوير لكي تستفيدأنت أولاً من أخطاء الخطة السابقة، فتعمل على تجنبها، فلابد من الاستفادة منالأخطاء.

* ثمان وصايا لتطبيق ' جامبا كايزون ':

1 إذا عرض عليكاقتراح جديد لا تنظر إلى من قدمه ولكن انظر دائمًا إلى جدوى الاقتراح، وفكر دائمافي 'كيف' تنفذ الاقتراح الجديد الجيد، وليس في 'لماذا' لا تنفذه. فربما يصلك اقتراحجيد من عامل صغير بسيط فلا تتكبر.

فقد وقف رسولنا e يوم بدر على عين ماءوعسكر بجيشه، فجاءه جندي بسيط اسمه الحباب بن المنذر، فقال له: يا رسول الله، أهذامنزل أنزلكه الله، أم هو الرأي والحرب والمكيدة؟ قال: »بل هو الرأي والحربوالمكيدة« ، قال الحباب: ليس هذا بمنزل، الرأي عندي أن ننزل بأدنى ماء من بدر،ونغور ما وراءها من الماء. فقال e : »أشرت بالرأي« ، وتحول إلى الموضع الذي ذكرهالحباب.

2 كن طموحًا دائمًا واطمع في المزيد، فليس بعد التمام إلاالنقصان، فإذا رضيت عن مستوى العمل الذي تعمل به أنت وأعوانك هبط المستوى بعد ذلك،وكن تواقًا إلى ما هو أفضل من ذلك، ولذا لا تقبل مبررات انخفاض الإنتاجية منأعوانك. فهي ليست ثابتة ولا يجب أن تكون كذلك.

يقول عمر بن عبد العزيز رضيالله عنه: »ما تاقت نفسي إلى شيء ثم نلته إلا وتاقت إلى ما هو أفضل منه، تاقت إلىإمارة المدينة المنورة فلما وليتها تاقت نفسي إلى الخلافة، فلما نلتها تاقت نفسيإلى الجنة، وأسأل الله أن أنالها«.

3 لا تبحث عن الكمال في الاقتراحالجديد فالكمال لله وحده ، فقط نفذه ولو بنسبة نجاح 50%، فليس هناك اقتراح بهنسبة نجاح 100% ، والعبرة كما قلنا بكيفية التخطيط له، ثم التنفيذ الدقيق، ثمالمراقبة والمراجعة والتقييم ساعتها ربما تجد أن نسبة النجاح قد ارتفعت كثيرًا.

4 صحح الأخطاء فور وقوعها، ولا تتركها فتستفحل ثم تستعصي على الحلوالتصحيح، والإنسان أسير العادات، فربما نشأ جيل كامل من العمال والمعاونين على خطأولا يستطيعون تغييره الآن قد تركه مدير سابق كان يقدر على تغييره بكلمة أو بإشارة.

لا تجعل من تطبيقك لنظام 'كايزن' سببًا في زيادة التكاليف وزيادة الإدارياتوالروتينيات، إذ تكمن كفاءة 'كايزن' في تقليل الروتينيات، فلا تجعلها تتقلب إلىنقيضها كما يحدث لأغلب الممارسات الإدارية.

6 تخلص من الجمود الفكريبشأن: 'أننا يجب أن نفعل ذلك، بهذه الطريقة فقط'، بل يجب عليك أن توجد قدرًا منالحرية في ممارسة أسلوب العمل، ولكن بما لا يخرج عن الخطة الموضوعة.

7 كنيقظًا، فليست كل شكوى كيدية، وليس كل اعتراض على أمر نوعًا من التمرد يجب عليكقمعه، كلا حاول التحقيق في أمر الشكاوى وخاصة عند تكرارها من عمل معين أو مكان معينأو شخص معين، حتى يمكنك تطوير عملك والقضاء على مشاكله، فربما قضيت على المشكلة قبلأن تحدث، وهذا قمة النجاح. كما كان يفعل عمر بن الخطاب رضي الله عنه حين قطعالشجرة، وحين عزل خالدًا كان يشعر بالمشكلة قبل أن تحدث، فيقطع ماء الحياة عنهارحمه الله ورضي عنه.

8 أمامك مسئوليتان: مسئوليتك عن الأفراد، ومسئوليتكعن العمل، فلا تجعل حبك للإنجاز يطغى على مسئوليتك عن الأفراد فتهلكهم أو تفقدهم،ولا تجعل اهتمامك بالأفراديطغى على العمل فيفسد العمل ويسوء، فتفشل في إدارتك.

» من أخطاء الصائمين والقائمين
» مصطلحات الإدارة
» أخطاء تهدد السعاده الزوجيه
» قصة عالم يبحث في أخطاء القرآن
» مفهوم الإدارة المالية